Automações

Uma automação diz quando, se e então: quando uma tarefa passa para “Fait”, registrar a hora; quando chega uma avaliação negativa, notificar a responsável e escrever no Slack; toda segunda-feira às 9h, criar a linha da reunião de equipe. E quando uma ação não basta, ela segue um fluxo: buscar uma linha, seguir uma ramificação ou outra conforme o que ela diz, repetir etapas em cada linha que atende a um filtro, reutilizar em uma etapa o que uma etapa anterior encontrou ou escreveu, aguardar três dias antes de um lembrete, enviar um PDF em anexo.

Elas são abertas em Automações, no bloco da base aberta, na parte de baixo da barra lateral, e exigem o nível Gerenciamento.

O fluxo

O fluxo é desenhado de cima para baixo: o gatilho e depois cada etapa. Um + sobre uma linha abre a lista de etapas, organizadas por categoria — Linhas, Comunicar, Documentos, IA, Lógica —, com uma busca, e adiciona a escolhida naquele ponto; um cartão abre suas configurações à direita. Uma automação simples — um gatilho e uma ação — cabe em dois cartões e se configura como antes.

Quando

Gatilho	Configurações
Uma linha é criada	a tabela
Uma linha é alterada	a tabela e, se necessário, apenas os campos a monitorar
Em horário fixo	a cada hora, todo dia ou toda semana, no horário e no fuso escolhidos
Um botão é clicado	um campo Botão da tabela
Uma linha é excluída	a tabela; as etapas citam a linha como ela estava
Uma linha entra em um filtro	a tabela e o filtro: a automação dispara quando uma linha entra nele, e só dispara de novo depois de ter saído dele — “uma fatura passa a estar em atraso”, não “uma fatura em atraso é alterada”
Uma data chega	um campo Data da tabela, uma defasagem — três dias antes, no mesmo dia, uma semana depois — e o horário: lembretes de vencimento, aniversários de contrato
Um webhook é recebido	nada: a automação recebe seu próprio endereço, que outro programa chama (detalhes)

Um gatilho sobre as linhas vê todas as escritas: a interface, a API, um agente, um formulário compartilhado e até o SQL direto — as automações partem do histórico, que captura todas elas.

Somente se

Uma condição opcional, na linguagem dos filtros — statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false — avaliada sobre a linha no momento de agir. Uma execução cuja condição não é atendida é “descartada”, e informa isso.

Então

Até quarenta etapas, em ordem; a primeira que falha interrompe as seguintes — exceto dentro de um bloco Tentar (detalhes).

Etapa	O que ela faz
Editar uma linha	escreve valores na linha que disparou — ou naquela que uma etapa encontrou ou criou
Criar uma linha	nesta tabela ou em outra da base
Buscar uma linha	a primeira linha de uma tabela que atende a um filtro, para que as etapas seguintes a citem ou a alterem
Notificar alguém	uma notificação para pessoas escolhidas, ou para a de um campo Pessoa
Enviar um e-mail	para pessoas da equipe, para a de um campo Pessoa, para o endereço de um campo E-mail — um cliente, um fornecedor — ou para endereços escritos; o assunto e o texto citam a linha e as etapas anteriores
Chamar um webhook	uma requisição HTTPS a um serviço — método, endereço, cabeçalhos e corpo à sua escolha (detalhes); a resposta pode ser citada depois
Enviar para o Slack	uma mensagem em um canal conectado
Perguntar à IA	uma resposta do provedor de IA a uma instrução que cita a linha e as etapas anteriores — redigir, resumir, classificar —, lida como um texto, um número, sim ou não, uma data ou uma opção de uma lista
Condição	várias ramificações: a primeira cuja condição é atendida é seguida, “Senão” quando nenhuma é; as ramificações se juntam depois
Para cada linha	as etapas que ela contém, uma vez para cada linha de uma tabela que atende a um filtro (detalhes)
Excluir uma linha	a linha que disparou, ou a que uma etapa encontrou — ela vai para a lixeira
Contar e somar	o número de linhas de um filtro, sua soma, sua média, seu mínimo ou máximo, para citar ou testar depois
Gerar um PDF	o documento de uma linha, arquivado em um campo Arquivo ou anexado a um e-mail
Aguardar	uma duração, ou até a data de um campo (detalhes)
Tentar	etapas, e outras a fazer se uma delas falhar (detalhes)
Executar uma automação	outra automação da base, em uma linha de sua tabela

Uma busca que não encontra nada não interrompe o fluxo: as etapas que deveriam alterar a linha dela são puladas. Para fazer outra coisa nesse caso, Se nenhuma linha for encontrada…, abaixo da busca, adiciona uma condição que testa isso.

Uma condição testa uma linha com um filtro, ou um valor: a resposta da IA, o código de um webhook, um total — “{{e2.reponse}} é igual a Urgente”, “{{e3.somme.montant}} é maior ou igual a 1000”. Os números se comparam como números, os textos sem acentos nem maiúsculas.

Para cada linha

A etapa Para cada linha lê as linhas de uma tabela que atendem ao seu filtro — vazio: todas —, na ordem escolhida, até o seu limite (50 por padrão, no máximo 200), e depois executa uma vez para cada uma as etapas colocadas dentro dela. “Toda segunda-feira, cobrar as faturas em aberto” se escreve assim: Em horário fixo, depois Para cada linha das faturas payee eq false and relancee eq false, e dentro do laço um e-mail para o contato da fatura e Editar uma linha que marca “Relançada”.

Dentro do laço, o identificador da etapa nomeia a linha da vez: {{e1.client}} a cita, e Editar uma linha a propõe entre as linhas a alterar. Depois do laço, {{e1.nombre}} informa quantas linhas ela percorreu — para um resumo no Slack, por exemplo. O filtro pode citar o que vem antes: disparada por uma fatura paga, facture eq {{_id}} percorre as suas linhas de detalhe.

Além do limite, as linhas restantes aguardam a próxima execução, que informa isso: tire do filtro as que já foram tratadas — uma caixa “relancée”, uma data — para tratá-las todas ao longo das execuções. Um laço não contém outro laço, e uma execução para depois de dois minutos.

Aguardar

A etapa Aguardar coloca a execução em pausa — três horas, dois dias — ou até a data de um campo de uma linha, com uma defasagem e um horário: “na véspera do vencimento, às 9h”. A execução aparece Pausado na aba Execuções, com a data de sua retomada.

Ela retoma na etapa seguinte relendo suas linhas: “três dias depois do envio do orçamento, se ele ainda não foi aceito, cobrar” se escreve Aguardar 3 dias, depois uma condição sobre o status do orçamento, como ele está nesse dia. Desativar a automação interrompe as execuções pausadas; uma espera não pode ficar dentro de um laço nem de um bloco Tentar, e dura no máximo um ano.

Tentar

O bloco Tentar tem dois caminhos. O primeiro é executado; se uma de suas etapas falhar, o fluxo continua pelo segundo, Em caso de falha, que cita a falha — {{e4.erreur}}, o código, e {{e4.etape}}, a etapa —, e depois retoma após o bloco. Uma forma de avisar alguém quando um serviço não responde, sem parar tudo.

Mais simplesmente: um webhook pode tentar de novo por conta própria até três vezes após uma falha do serviço, e um laço pode continuar mesmo com uma linha em falha.

Um PDF e um e-mail

Gerar um PDF faz o documento de uma linha — com um modelo de documento de sua tabela, ou a ficha de todos os seus campos — e pode arquivá-lo em um campo Arquivo. Enviar um e-mail pode então anexá-lo, com os arquivos de um campo Arquivo ou Imagem:

• um e-mail para cada um, ou um único para todos, com destinatários em cópia;
• uma mensagem em texto formatado — negrito, listas, links — que cita a linha;
• um endereço de resposta: o seu por padrão, ou o de um campo E-mail;
• até 50 destinatários, 10 anexos e 15 MB.

“Quando um orçamento passa para Aprovado, enviar a fatura ao cliente, com a contabilidade em cópia”: Uma linha entra em um filtro statut eq "accepte", Gerar um PDF com o modelo Fatura, Enviar um e-mail ao campo E-mail do cliente, com a fatura anexada.

Um serviço que chama o basedb

Com o gatilho Um webhook é recebido, a automação tem seu próprio endereço secreto, a ser dado ao programa que deve dispará-la — uma loja virtual, um formulário externo, uma ferramenta de automação:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

As etapas citam o que ele enviou: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; um formulário é lido da mesma forma, um texto por {{trigger.texte}}. O endereço se copia a partir das configurações do gatilho; Trocar o endereço o substitui, e o antigo deixa de funcionar imediatamente. Uma chamada recebe 202, a automação roda no mesmo segundo.

Chamar um serviço

Por padrão, a etapa Chamar um webhook envia, em POST, os dados da automação: a linha escolhida e o que as etapas anteriores encontraram ou escreveram. Para falar com um serviço da forma que ele espera, você configura:

• o método: POST, PUT, PATCH, GET ou DELETE — estes dois últimos sem corpo;
• o endereço, que pode citar depois do seu host — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; cada valor é codificado nele;
• cabeçalhos, cujo valor pode citar: Idempotency-Key: {{_id}};
• o corpo: os dados da automação, um JSON a compor, um formulário (um par chave=valor por linha) ou um texto. Em um JSON, uma citação entre aspas é texto, e fora de aspas é um valor — um número, sim ou não, uma lista:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Uma chave de API ou um token vai em um cabeçalho secreto (o cadeado): criptografado pela chave da instância, ele nunca mais é exibido — nem na tela, nem pela API, nem para o Copilot — e só é enviado ao host para o qual você o forneceu. Mudar o host do endereço exige informá-lo de novo; Substituir permite digitar um novo.

Perguntar à IA

Como um campo de IA, a etapa envia ao provedor a sua instrução, em que cada citação é substituída pelo seu valor:

Esta avaliação de {{auteur}} exige alguma ação da nossa parte? {{avis}}

Você escolhe a resposta esperada — um texto livre ou curto, um número, sim ou não, uma data, um endereço web ou uma opção de uma lista, que pode ser reaproveitada de um campo de seleção. O modelo é avisado disso, e uma resposta que não contenha nada disso faz a etapa falhar. As etapas seguintes a citam por {{e1.reponse}}: no título de uma tarefa criada, em uma mensagem ou em um campo de seleção, em que ela é colocada na opção de mesmo rótulo.

O que a instrução cita vai para o provedor: a etapa pede o seu consentimento, que deve ser dado de novo quando a instrução muda. Cada chamada é registrada em log e conta, junto com os campos de IA, em BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (300 por hora por padrão). A IA não faz nada por conta própria: são as etapas colocadas depois dela que escrevem ou notificam.

Citar

Os valores, as mensagens e os filtros citam o que vem antes, pelo botão { } ao lado de cada texto:

• {{Titre}}, {{_id}}: a linha que disparou;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: a linha encontrada, criada ou alterada pela etapa e2 — cada etapa mostra seu identificador no cartão;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: o que o webhook e3 respondeu;
• {{e4.reponse}}: a resposta da etapa de IA e4;
• {{e5.client}} no laço e5, a linha da vez; {{e5.nombre}} depois dele, o número de linhas percorridas;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: o que a etapa e6 contou;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: a falha que o bloco Tentar e7 recuperou;
• {{e8.nom}}: o nome do PDF da etapa e8;
• {{trigger.client.nom}}: o que um webhook de entrada enviou;
• {{_maintenant}}: o instante da execução.

Um valor formado por uma única citação passa o próprio valor: uma relação, uma pessoa, uma opção — é assim que uma linha criada se liga àquela que uma busca encontrou. Em um filtro, uma citação é sempre um valor comparado, nunca linguagem de filtro.

Uma etapa só pode citar o que com certeza aconteceu antes dela: o que uma ramificação encontrou não pode mais ser citado depois da condição. O editor sinaliza isso no cartão antes de salvar.

O Copilot

Copilot, no cabeçalho, abre à direita uma conversa em linguagem natural sobre as automações da base: “quando uma tarefa passar para revisão, avise a pessoa responsável”, “adicione um resumo feito pela IA nas notas”, “por que a última execução falhou?”. Ele responde e propõe uma automação inteira — a que está na tela, alterada, ou uma nova —, com a lista do que muda.

Nada é salvo pelo Copilot: Aplicar ao fluxo mostra a proposta no editor, onde você a revisa antes de salvar — e Cancelar, no cartão, devolve o fluxo ao estado em que estava. Uma nova automação abre no editor, pronta para ser criada. Cada proposta é verificada como um salvamento seria; o que não se sustenta é descartado, e isso é informado.

Por padrão, somente a estrutura vai para o provedor de IA, junto com a conversa: as tabelas e seus campos, as automações da base, a que está na tela tal como o editor a mostra, e suas últimas execuções — seus status e seus códigos de erro, nunca um valor. As pessoas e os canais do Slack são enviados sob marcadores (p1, s1), nunca pelo identificador. A caixa Permitir a leitura dos dados permite que o Copilot, durante a conversa, leia linhas (no máximo 50 por leitura), com cada leitura listada abaixo da resposta.

Testar, acompanhar

Testar em uma linha executa a automação salva em uma linha escolhida, de verdade. A aba Execuções guarda as 50 últimas, por 30 dias: pendente, em andamento, bem-sucedida, descartada com o motivo, com falha e o código. Escolher uma a sobrepõe ao fluxo — a ramificação seguida é destacada, cada etapa executada diz o que fez e em quanto tempo, o resto fica esmaecido. Em um laço, cada etapa também informa quantas vezes ela rodou.

Em nome de quem ela age

Uma automação age com as permissões da pessoa que a salvou por último, reavaliadas a cada execução: se essa pessoa perder uma permissão, a etapa que precisava dela falha em vez de ignorá-la, e uma busca só encontra o que essa pessoa pode ler. O histórico a exibe como “Automação ‘Tâche terminée’ · em nome de …”, e suas escritas podem ser desfeitas como as outras.

Limites

• O que uma automação escreve não dispara nenhuma outra: o que precisa ser encadeado é escrito em um único fluxo, ou por Executar uma automação, no máximo três níveis.
• Uma busca retorna uma linha, a primeira; um laço percorre no máximo 200 por execução. Uma execução dura no máximo dois minutos, sem contar as esperas.
• Sem script. Um e-mail parte pelo servidor de envio da instância.
• Um modelo de base só leva as automações sem busca, laço, condição nem etapa de IA, e nunca um webhook.
• Um webhook não segue redirecionamentos e aguarda no máximo 10 segundos; uma resposta diferente de 2xx faz a etapa falhar, depois de suas tentativas.
• Uma data que chega é buscada a cada minuto; só contam as que chegaram depois do registro da automação.
• 100 execuções por hora e por automação; um horário agendado perdido só é recuperado uma vez.
• O intervalo entre a escrita e a ação é da ordem de um segundo.