Otomasyonlar

Bir otomasyon ne zaman, eğer ve o hâlde sorularını yanıtlar: bir görev “Fait” durumuna geçtiğinde saati not etmek; olumsuz bir değerlendirme geldiğinde sorumluya haber vermek ve Slack’e yazmak; her pazartesi saat 9’da ekip toplantısının satırını oluşturmak. Tek bir eylem yetmediğinde otomasyon bir akış izler: bir satır aramak, satırın söylediğine göre bir dala ya da diğerine girmek, bir filtreye uyan her satırda adımları yinelemek, bir adımda önceki bir adımın bulduğunu ya da yazdığını yeniden kullanmak, bir hatırlatmadan önce üç gün beklemek, bir PDF’i ek olarak göndermek.

Otomasyonlar, kenar çubuğunun altındaki açık veritabanı bloğunda yer alan Otomasyonlar bağlantısından açılır ve Yönetim düzeyini gerektirir.

Akış

Akış yukarıdan aşağıya çizilir: tetikleyici, ardından her adım. Bir çizgi üzerindeki +, kategoriye göre sıralanmış — Satırlar, İletişim, Belgeler, Yapay zeka, Mantık — ve aranabilir adımlar listesini açar, seçileni o noktaya ekler; bir kart, ayarlarını sağda açar. Basit bir otomasyon — bir tetikleyici ve bir eylem — iki karta sığar ve eskisi gibi ayarlanır.

Ne zaman

Tetikleyici	Ayarlar
Bir satır oluşturulduğunda	tablo
Bir satır değiştirildiğinde	tablo ve gerekirse yalnızca izlenecek alanlar
Belirli bir saatte	her saat, her gün ya da her hafta, seçilen saatte ve saat diliminde
Bir düğmeye tıklandığında	tablonun bir Düğme alanı
Bir satır silinir	tablo; adımlar satırı o anki hâliyle anar
Bir satır bir filtreye girer	tablo ve filtre: otomasyon bir satır filtreye girdiğinde başlar, ondan çıkana kadar yeniden başlamaz — “bir fatura gecikmiş duruma geçer”, “gecikmiş bir fatura değiştirilir” değil
Bir tarih gelir	tablonun bir Tarih alanı, bir kaydırma — üç gün önce, aynı gün, bir hafta sonra — ve saat: vade hatırlatmaları, sözleşme yıldönümleri
Bir webhook alınır	hiçbir şey: otomasyon, başka bir yazılımın çağıracağı kendi adresini alır (ayrıntılar)

Satırlar üzerindeki bir tetikleyici tüm yazmaları görür: arayüz, API, bir ajan, paylaşılan bir form, hatta doğrudan SQL — otomasyonlar, bunların hepsini kaydeden geçmişten yola çıkar.

Yalnızca şu durumda

Filtre dilinde yazılan isteğe bağlı bir koşul — statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false — satır üzerinde eylem anında değerlendirilir. Koşulu sağlanmayan bir çalıştırma “atlanır” ve bunu belirtir.

O hâlde

Sırayla kırk adıma kadar; başarısız olan ilk adım sonrakileri durdurur — bir Deneme bloğu içinde değilse (ayrıntılar).

Adım	Ne yapar
Satırı düzenle	tetikleyen satıra — ya da bir adımın bulduğu veya oluşturduğu satıra — değerler yazar
Satır oluştur	bu tabloda ya da veritabanının başka bir tablosunda
Satır ara	bir tablonun bir filtreye uyan ilk satırını bulur; sonraki adımlar ona atıf yapabilsin ya da onu değiştirebilsin diye
Birine haber ver	seçilen kişilere ya da bir Kişi alanındaki kişiye bir bildirim gönderir
E-posta gönder	ekipten kişilere, bir Kişi alanındakine, bir E-posta alanının adresine — bir müşteri, bir tedarikçi — ya da yazılan adreslere; konu ve metin satıra ve önceki adımlara atıf yapar
Webhook çağır	bir servise HTTPS isteği — yöntemine, adresine, üst bilgilerine ve gövdesine siz karar verirsiniz (ayrıntılar) ; yanıtına ardından atıf yapılabilir
Slack’e gönder	bağlı bir kanala bir mesaj
Yapay zekaya sor	yapay zeka sağlayıcısından, satıra ve önceki adımlara atıf yapan bir talimata yanıt — yazmak, özetlemek, sınıflandırmak —; yanıt bir metin, bir sayı, evet ya da hayır, bir tarih ya da bir listeden bir seçim olarak okunur
Koşul	birkaç dal: koşulu sağlanan ilk dal izlenir, hiçbiri sağlanmadığında “Aksi halde”; dallar ardından yeniden birleşir
Her satır için	içerdiği adımları, bir filtreye uyan bir tablonun her satırı için bir kez (ayrıntılar)
Satırı sil	tetikleyen satırı, ya da bir adımın bulduğunu — çöp kutusuna gider
Say ve topla	bir filtrenin satır sayısını, toplamını, ortalamasını, minimumunu ya da maksimumunu, sonradan anılacak ya da test edilecek şekilde
PDF oluştur	bir satırın belgesini, bir Dosya alanına koyar ya da bir e-postaya ekler
Bekle	bir süre, ya da bir alanın tarihine kadar (ayrıntılar)
Deneme	bazı adımları, ve biri başarısız olursa yapılacak başkalarını (ayrıntılar)
Otomasyon başlat	veritabanının başka bir otomasyonunu, kendi tablosunun bir satırı üzerinde

Hiçbir şey bulamayan bir arama akışı durdurmaz: onun satırını değiştirecek adımlar atlanır. Bu durumda başka bir şey yapmak için, aramanın altındaki Hiçbir satır bulunamazsa…, bunu test eden bir koşul ekler.

Bir koşul, bir satırı bir filtreyle, ya da bir değeri test eder: yapay zekanın yanıtı, bir webhook’un kodu, bir toplam — “{{e2.reponse}} Urgent’a eşittir”, “{{e3.somme.montant}} 1000’den büyük ya da eşittir”. Sayılar sayı olarak, metinler ise aksansız ve küçük harfle karşılaştırılır.

Her satır için

Her satır için adımı, bir tablonun filtresine uyan satırlarını — filtre boşsa hepsini — seçilen sırayla, sınırına kadar (varsayılan 50, en fazla 200) okur, ardından içindeki adımları her satır için bir kez çalıştırır. “Her pazartesi, ödenmemiş faturaları hatırlat” şöyle yazılır: Belirli bir saatte, ardından payee eq false and relancee eq false filtresiyle faturalar üzerinde Her satır için; döngü içinde faturanın kişisine bir e-posta ve “relancée” kutusunu işaretleyen Satırı düzenle.

Döngü içinde, adımın kimliği turun satırını adlandırır: {{e1.client}} ona atıf yapar, ve Satırı düzenle onu değiştirilecek satırlar arasında önerir. Döngüden sonra, {{e1.nombre}} kaç satır taradığını söyler — örneğin Slack’te bir özet için. Filtre öncekine atıf yapabilir: ödenmiş bir fatura tarafından tetiklendiğinde, facture eq {{_id}} onun kalem satırlarını tarar.

Sınırın ötesindeki kalan satırlar bir sonraki çalıştırmayı bekler ve bu belirtilir: işlenenleri — bir “relancée” kutusu, bir tarih — filtreden çıkarın ki hepsi çalıştırmalar boyunca işlensin. Bir döngü başka bir döngü içermez, ve bir çalıştırma iki dakikanın sonunda durur.

Bekle

Bekle adımı çalıştırmayı duraklatır — üç saat, iki gün — ya da bir satırın bir alanının tarihine kadar, bir kaydırma ve bir saatle: “vadeden bir gün önce, saat 9’da”. Çalıştırma, Çalıştırmalar sekmesinde, yeniden başlayacağı tarihle birlikte Duraklatıldı olarak görünür.

Sonraki adıma, satırlarını yeniden okuyarak devam eder: “teklifin gönderilmesinden üç gün sonra, hâlâ kabul edilmediyse yeniden hatırlat” şöyle yazılır: 3 gün Bekle, ardından o günkü hâliyle teklifin durumu üzerine bir koşul. Otomasyonu devre dışı bırakmak duraklatılmış çalıştırmaları durdurur; bir bekleme ne bir döngünün ne de bir Deneme bloğunun içine yerleştirilemez ve en fazla bir yıl sürer.

Deneme

Deneme bloğunun iki yolu vardır. İlki çalıştırılır; adımlarından biri başarısız olursa akış, hatayı — {{e4.erreur}}, kodu, ve {{e4.etape}}, adımı — anan ikinci yolla, Başarısız olursa, sürer, ardından bloktan sonra devam eder. Bir servis yanıt vermediğinde her şeyi durdurmadan birine haber vermenin bir yolu.

Daha basiti: bir webhook, serviste bir arıza sonrasında kendiliğinden üç kere kadar yeniden deneyebilir, ve bir döngü başarısız bir satıra karşın sürebilir.

PDF ve e-posta

PDF oluştur, bir satırın belgesini yapar — tablosunun bir belge modeliyle, ya da tüm alanlarının föyüyle — ve bunu bir Dosya alanına koyabilir. E-posta gönder ardından bunu, bir Dosya ya da Görsel alanının dosyalarıyla birlikte ekleyebilir:

• her birine bir e-posta, ya da herkese tek bir tane, bilgi alıcılarıyla birlikte;
• satırı anan bir zengin metin iletisi (kalın, listeler, bağlantılar);
• bir yanıt adresi: varsayılan olarak sizinki, ya da bir E-posta alanınınki;
• en fazla 50 alıcı, 10 ek dosya ve 15 MB.

“Bir teklif Kabul edildi durumuna geçtiğinde, faturayı müşteriye gönder, muhasebeyi bilgiye ekle”: statut eq "accepte" ile Bir satır bir filtreye girer, Fatura şablonuyla PDF oluştur, müşterinin E-posta alanına E-posta gönder, fatura ekli.

Bir servis basedb’yi çağırdığında

Bir webhook alınır tetikleyicisiyle otomasyon, onu başlatması gereken yazılıma verilecek kendi gizli adresine sahip olur — çevrim içi bir mağaza, harici bir form, bir otomasyon aracı:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Adımlar onun gönderdiğini anar: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; bir form da aynı şekilde okunur, bir metin {{trigger.texte}} ile. Adres, tetikleyicinin ayarlarından kopyalanır; Adresi değiştir onu yenisiyle değiştirir ve eskisi anında durur. Bir çağrı 202 alır, otomasyon bir saniye içinde çalışır.

Bir servis çağırma

Webhook çağır adımı, varsayılan olarak POST yöntemiyle otomasyonun verilerini gönderir: seçilen satırı ve önceki adımların bulduğu ya da yazdığı şeyi. Bir servisle onun beklediği biçimde konuşmak için şunlar ayarlanır:

• yöntem: POST, PUT, PATCH, GET ya da DELETE — bu son ikisinde gövde yoktur;
• sunucusundan sonra atıf yapabilen adres — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}} ; her değer orada kodlanır;
• değeri atıf yapabilen üst bilgiler: Idempotency-Key: {{_id}} ;
• gövde: otomasyonun verileri, oluşturulacak bir JSON, satır başına bir anahtar=değer çifti içeren bir form ya da bir metin. Bir JSON’da tırnak içindeki bir atıf metindir, tırnak dışındaki ise bir değerdir — bir sayı, evet ya da hayır, bir liste:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Bir API anahtarı ya da bir token, gizli bir üst bilgiye (kilit simgesi) konur: kurulum anahtarıyla şifrelenir, bir daha asla gösterilmez — ne ekranda, ne API’de, ne de Copilot’ta — ve yalnızca kendisi için verildiği sunucuya gider. Adresin sunucusunu değiştirmek onu yeniden vermenizi gerektirir; Değiştir yenisini girer.

Yapay zekaya sor

Bir yapay zeka alanı gibi, adım da her atfın yerine değerinin konduğu talimatını sağlayıcıya gönderir:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Beklenen yanıt seçilir — serbest ya da kısa bir metin, bir sayı, evet ya da hayır, bir tarih, bir web adresi ya da bir listeden bir seçim; liste bir seçim alanından alınabilir. Model bundan haberdar edilir ve beklenen türü içermeyen bir yanıt adımı başarısız kılar. Sonraki adımlar yanıta {{e1.reponse}} ile atıf yapar: oluşturulan bir görevin başlığında, bir mesajda ya da yanıtın aynı etiketli seçeneğe yerleştirildiği bir seçim alanında.

Talimatın atıf yaptığı şey sağlayıcıya gider: adım sizin onayınızı ister; talimat değiştiğinde onayın yeniden verilmesi gerekir. Her çağrı günlüğe kaydedilir ve yapay zeka alanlarıyla birlikte BASEDB_AI_FIELD_QUOTA kotasına sayılır (varsayılan olarak saatte 300). Yapay zeka kendi başına hiçbir şey yapmaz: yazan ya da haber veren, ondan sonra yerleştirilen adımlardır.

Atıf yapma

Değerler, mesajlar ve filtreler, her metnin yanındaki { } düğmesiyle öncekilere atıf yapar:

• {{Titre}}, {{_id}}: tetikleyen satır;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: e2 adımının bulduğu, oluşturduğu ya da değiştirdiği satır — her adımın kimliği kartında yazılıdır;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: e3 webhook’unun verdiği yanıt;
• {{e4.reponse}}: e4 yapay zeka adımının yanıtı;
• {{e5.client}}, e5 döngüsünde turun satırı; ondan sonra {{e5.nombre}}, taranan satır sayısı;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: e6 adımının saydığı;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: e7 Deneme bloğunun yakaladığı hata;
• {{e8.nom}}: e8 adımının PDF’inin adı;
• {{trigger.client.nom}}: gelen bir webhook’un gönderdiği;
• {{_maintenant}}: çalıştırmanın anı.

Tek bir atıftan oluşan bir değer, değerin kendisini aktarır: bir ilişki, bir kişi, bir seçim — oluşturulan bir satır, bir aramanın bulduğu satıra bu şekilde bağlanır. Bir filtrede atıf her zaman karşılaştırılan bir değerdir, asla filtre dilinin bir parçası değildir.

Bir adım yalnızca kendisinden önce kesinlikle gerçekleşmiş olana atıf yapabilir: bir dalın bulduğu şeye koşuldan sonra artık atıf yapılamaz. Düzenleyici bunu, kaydetmeden önce kartın üzerinde belirtir.

Copilot

Başlıktaki Copilot, sağda veritabanının otomasyonları üzerine doğal dilde bir konuşma açar: “bir görev incelemeye geçtiğinde atanan kişiye haber ver”, “notlara yapay zekayla bir özet ekle”, “son çalıştırma neden başarısız oldu?”. Yanıt verir ve eksiksiz bir otomasyon önerir — ekrandaki otomasyonun değiştirilmiş hâli ya da yeni bir otomasyon —; nelerin değiştiğinin listesiyle birlikte.

Copilot hiçbir şeyi kaydetmez: Akışa yerleştir öneriyi düzenleyicide gösterir; kaydetmeden önce onu orada gözden geçirirsiniz — ve kart üzerindeki İptal, akışı önceki hâline döndürür. Yeni bir otomasyon düzenleyicide, oluşturulmayı bekler hâlde açılır. Her öneri bir kaydetme gibi doğrulanır; tutarsız olan atılır ve bu belirtilir.

Varsayılan olarak yapay zeka sağlayıcısına konuşmayla birlikte yalnızca yapı gider: tablolar ve alanları, veritabanının otomasyonları, ekrandaki otomasyon (düzenleyicinin gösterdiği hâliyle) ve son çalıştırmaları — durumları ve hata kodları, asla bir değer değil. Kişiler ve Slack kanalları asla kimlikleriyle değil, takma işaretlerle (p1, s1) gönderilir. Verilerin okunmasına izin ver kutusu, Copilot’un konuşma süresince satırları okumasına izin verir (okuma başına en fazla 50); her okuma, yanıtın altında listelenir.

Test etme, izleme

Bir satırda test et, kayıtlı otomasyonu seçilen bir satırda gerçekten çalıştırır. Çalıştırmalar sekmesi son 50 çalıştırmayı 30 gün boyunca saklar: beklemede, devam ediyor, başarılı, gerekçesiyle atlandı, koduyla başarısız oldu. Birini seçmek onu akışın üzerine yerleştirir — izlenen dal çizilir, geçilen her adım ne yaptığını ve ne kadar sürdüğünü söyler, geri kalanı soluklaşır. Bir döngüde, her adım kaç kez çalıştığını da söyler.

Kimin adına çalışır

Bir otomasyon onu en son kaydeden kişinin izinleriyle çalışır ve bu izinler her çalıştırmada yeniden değerlendirilir: bu kişi bir izni kaybederse, o izne ihtiyaç duyan adım onu yok saymak yerine başarısız olur ve bir arama yalnızca kişinin okuyabildiğini bulur. Geçmiş bunu “‘Tâche terminée’ otomasyonu · … adına” olarak gösterir ve otomasyonun yazmaları diğerleri gibi geri alınabilir.

Sınırlar

• Bir otomasyonun yazdığı şey başka hiçbir otomasyonu tetiklemez: art arda gelmesi gerekenler tek bir akışta, ya da en fazla üç düzeye kadar Otomasyon başlat ile yazılır.
• Bir arama tek bir satır verir, ilkini; bir döngü çalıştırma başına en fazla 200 satır tarar. Bir çalıştırma, beklemeler hariç, en fazla iki dakika sürer.
• Betik yok. Bir e-posta, kurulumun gönderim sunucusu üzerinden gönderilir.
• Bir veritabanı şablonu yalnızca arama, döngü, koşul ya da yapay zeka adımı içermeyen otomasyonları taşır, ve asla bir webhook.
• Bir webhook yönlendirmeleri izlemez ve en fazla 10 saniye bekler; 2xx dışında bir yanıt, yeniden denemelerinden sonra adımı başarısız kılar.
• Bir tarih her dakika aranır; yalnızca otomasyonun kaydından sonra gelenler sayılır.
• Otomasyon başına saatte 100 çalıştırma; kaçırılan bir saatlik zamanlama yalnızca bir kez telafi edilir.
• Yazma ile eylem arasındaki gecikme saniye mertebesindedir.