Automatizace

Automatizace říká kdy, jestli a pak: když úkol přejde do stavu „Fait“, zaznamenat čas; když přijde negativní recenze, upozornit odpovědnou osobu a napsat do Slacku; každé pondělí v 9:00 vytvořit řádek týmové porady. A když jedna akce nestačí, sleduje tok: vyhledat řádek, vydat se jednou či druhou větví podle toho, co obsahuje, opakovat kroky na každém řádku, který odpovídá filtru, znovu použít v kroku to, co předchozí krok našel nebo zapsal, čekat tři dny před upomínkou, odeslat PDF v příloze.

Otevírají se přes Automatizace v bloku otevřené databáze dole v postranním panelu a vyžadují úroveň Správa.

Tok

Tok se kreslí shora dolů: spouštěč, pak jednotlivé kroky. + na spojnici otevře seznam kroků, rozdělený do kategorií — Řádky, Komunikace, Dokumenty, AI, Logika — s vyhledáváním, a přidá zvolený krok na dané místo; karta otevře své nastavení vpravo. Jednoduchá automatizace – spouštěč a akce – se vejde do dvou karet a nastavuje se jako dříve.

Kdy

Spouštěč	Nastavení
Řádek je vytvořen	tabulka
Řádek je upraven	tabulka a případně jen pole, která se mají sledovat
V pevný čas	každou hodinu, každý den nebo každý týden, ve zvolenou hodinu a ve zvoleném časovém pásmu
Kliknutí na tlačítko	pole Tlačítko tabulky
Řádek je odstraněn	tabulka; kroky citují řádek tak, jak vypadal
Řádek vstoupí do filtru	tabulka a filtr: automatizace se spustí, jakmile do něj řádek vstoupí, a znovu až poté, co z něj vystoupí – „faktura se opozdí“, ne „opožděná faktura je upravena“
Nastává datum	pole Datum tabulky, posun – tři dny před, v tentýž den, týden po – a hodina: upomínky splatnosti, výročí smlouvy
Přijat webhook	nic: automatizace získá svou vlastní adresu, kterou zavolá jiný program (podrobnosti)

Spouštěč nad řádky vidí všechny zápisy: rozhraní, API, agenta, sdílený formulář, a dokonce i přímé SQL – automatizace vycházejí z historie, která je zachytí všechny.

Jen pokud

Volitelná podmínka v jazyce filtrů – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false – vyhodnocená nad řádkem v okamžiku akce. Spuštění, jehož podmínka není splněna, je „přeskočeno“ a uvede to.

Pak

Až čtyřicet kroků, v daném pořadí; první, který selže, zastaví ty následující – kromě kroků v bloku Zkusit (podrobnosti).

Krok	Co dělá
Upravit řádek	zapíše hodnoty do řádku, který automatizaci spustil – nebo do řádku, který nějaký krok našel či vytvořil
Vytvořit řádek	v této tabulce nebo v jiné tabulce databáze
Vyhledat řádek	první řádek tabulky, který odpovídá filtru, aby ho následující kroky mohly citovat nebo upravit
Upozornit někoho	oznámení vybraným osobám nebo osobě z pole Osoba
Odeslat e-mail	osobám z týmu, osobě z pole Osoba, na adresu z pole E-mail — klientovi, dodavateli — nebo na napsané adresy; předmět a text citují řádek a předchozí kroky
Zavolat webhook	HTTPS požadavek na službu – metoda, adresa, hlavičky a tělo podle vaší volby (podrobnosti); jeho odpověď lze pak citovat
Odeslat do Slacku	zprávu do připojeného kanálu
Zeptat se AI	odpověď poskytovatele AI na pokyn, který cituje řádek a předchozí kroky – napsat, shrnout, zařadit –, čtenou jako text, číslo, ano či ne, datum nebo volbu ze seznamu
Podmínka	několik větví: použije se první, jejíž podmínka je splněna, a „Jinak“, když není splněna žádná; větve se pak opět spojí
Pro každý řádek	kroky, které obsahuje, jednou pro každý řádek tabulky, který odpovídá filtru (podrobnosti)
Odstranit řádek	řádek, který automatizaci spustil, nebo ten, který najde některý krok – přesune se do koše
Počítat a sčítat	počet řádků filtru, jejich součet, průměr, minimum nebo maximum, k citaci nebo otestování dále
Vygenerovat PDF	dokument řádku, uložený do pole Soubor nebo přiložený k e-mailu
Čekat	dobu, nebo do data pole (podrobnosti)
Zkusit	kroky, a další, které se provedou, pokud některý z nich selže (podrobnosti)
Spustit automatizaci	jinou automatizaci databáze, na řádku její tabulky

Vyhledání, které nic nenajde, tok nezastaví: kroky, které měly upravit nalezený řádek, se přeskočí. Pro jiný postup v tomto případě Pokud není nalezen žádný řádek…, pod vyhledáním, přidá podmínku, která to testuje.

Podmínka testuje řádek filtrem, nebo hodnotu: odpověď AI, kód webhooku, celkový součet – „{{e2.reponse}} se rovná Urgent“, „{{e3.somme.montant}} je větší nebo rovno 1000“. Čísla se porovnávají jako čísla, texty bez diakritiky a velkých písmen.

Pro každý řádek

Krok Pro každý řádek čte řádky tabulky, které odpovídají jeho filtru – prázdný: všechny –, ve zvoleném pořadí, až do svého limitu (50 ve výchozím nastavení, nejvýše 200), a pak jednou pro každý z nich provede kroky umístěné ve svém rámečku. „Každé pondělí upomenout neuhrazené faktury“ se zapíše takto: V pevný čas, pak Pro každý řádek faktur payee eq false and relancee eq false, a ve smyčce e-mail kontaktu faktury a krok Upravit řádek, který zaškrtne „Relancée“.

Ve smyčce pojmenovává identifikátor kroku řádek aktuálního průchodu: {{e1.client}} ho cituje, a Upravit řádek ho nabízí mezi řádky k úpravě. Po smyčce {{e1.nombre}} udává, kolik řádků prošla – například pro souhrn na Slacku. Filtr může citovat to, co mu předchází: spuštěná zaplacenou fakturou, facture eq {{_id}} prochází jejími řádky podrobností.

Nad rámec limitu čekají zbývající řádky na příští spuštění, které to oznámí: řádky, které jsou už zpracované, vyřaďte z filtru – zaškrtávací políčko „relancée“, datum –, aby se postupně zpracovaly všechny při dalších spuštěních. Smyčka neobsahuje jinou smyčku a spuštění se zastaví po dvou minutách.

Čekat

Krok Čekat uvede spuštění do pauzy — tři hodiny, dva dny — nebo do data pole řádku, s posunem a hodinou: „den před splatností, v 9:00“. Spuštění se zobrazí jako Pozastaveno v záložce Spuštění, s datem svého pokračování.

Pokračuje dalším krokem tak, že znovu přečte své řádky: „tři dny po odeslání nabídky, pokud stále není přijata, upomenout“ se zapíše jako Čekat 3 dny, pak podmínka na stav nabídky tak, jak je ten den. Deaktivace automatizace zastaví pozastavená spuštění; čekání se neumísťuje ani do smyčky, ani do bloku Zkusit, a trvá nejvýše rok.

Zkusit

Blok Zkusit má dvě větve. První se provede; pokud některý z jejích kroků selže, tok pokračuje druhou, V případě selhání, která cituje selhání — {{e4.erreur}}, kód, a {{e4.etape}}, krok —, a pak pokračuje za blokem. To umožní někoho upozornit, když služba neodpovídá, bez zastavení všeho.

Jednodušeji: webhook se může sám zkusit znovu až třikrát po výpadku služby, a smyčka může pokračovat i přes řádek, který selhal.

PDF a e-mail

Vygenerovat PDF vytvoří dokument řádku — se šablonou dokumentu jeho tabulky, nebo listem všech jeho polí — a může ho uložit do pole Soubor. Odeslat e-mail ho pak může přiložit, se soubory z pole Soubor nebo Obrázek:

• e-mail pro každého, nebo jeden pro všechny, s příjemci v kopii;
• zpráva ve formátovaném textu — tučně, seznamy, odkazy — která cituje řádek;
• adresa pro odpověď: vaše ve výchozím nastavení, nebo z pole E-mail;
• nejvýše 50 příjemců, 10 příloh a 15 MB.

„Když nabídka přejde na Přijato, odeslat fakturu klientovi, účetní v kopii“: Řádek vstoupí do filtru statut eq "accepte", Vygenerovat PDF se šablonou Faktura, Odeslat e-mail na pole E-mail klienta, s přiloženou fakturou.

Služba, která volá basedb

Se spouštěčem Přijat webhook má automatizace svou vlastní tajnou adresu, kterou dáte programu, který ji má spustit — internetovému obchodu, externímu formuláři, nástroji pro automatizaci:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Kroky citují to, co odeslal: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; formulář se čte stejně, text přes {{trigger.texte}}. Adresa se kopíruje z nastavení spouštěče; Změnit adresu ji nahradí, a stará okamžitě přestane platit. Volání obdrží 202, automatizace se spustí během vteřiny.

Zavolat službu

Krok Zavolat webhook ve výchozím nastavení odešle metodou POST data automatizace: vybraný řádek a to, co našly nebo zapsaly předchozí kroky. Aby bylo možné mluvit se službou tak, jak to očekává, nastavuje se:

• metoda: POST, PUT, PATCH, GET nebo DELETE – tyto poslední dvě bez těla;
• adresa, která může za svým hostitelem citovat – https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; každá hodnota je v ní zakódována;
• hlavičky, jejichž hodnota může citovat: Idempotency-Key: {{_id}};
• tělo: data automatizace, JSON k sestavení, formulář (dvojice klíč=hodnota na řádek) nebo text. V JSON je citace v uvozovkách textem, mimo uvozovky hodnotou – číslo, ano nebo ne, seznam:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Klíč API nebo token se vkládá do tajné hlavičky (zámek): zašifrovaný klíčem instance se už nikdy nezobrazí – ani na obrazovce, ani přes API, ani Copilotovi – a odchází jen k hostiteli, pro kterého jste ho zadali. Změna hostitele adresy vyžaduje ho zadat znovu; Nahradit zapíše nový.

Zeptat se AI

Stejně jako pole AI odešle krok poskytovateli svůj pokyn, v němž je každá citace nahrazena svou hodnotou:

Vyžaduje tato recenze od {{auteur}} nějakou akci z naší strany? {{avis}}

Zvolíte očekávanou odpověď – volný nebo krátký text, číslo, ano či ne, datum, webovou adresu nebo volbu ze seznamu, který lze převzít z pole výběru. Model je o tom informován a odpověď, která ji neobsahuje, způsobí selhání kroku. Následující kroky ji citují pomocí {{e1.reponse}}: v názvu vytvořeného úkolu, ve zprávě nebo v poli výběru, kde se přiřadí k volbě se stejným popiskem.

To, co pokyn cituje, odchází k poskytovateli: krok vyžaduje váš souhlas, který je třeba udělit znovu, když se pokyn změní. Každé volání se zaznamenává a spolu s poli AI se započítává do BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (ve výchozím nastavení 300 za hodinu). AI sama nic nedělá: zapisují nebo upozorňují až kroky umístěné za ní.

Citace

Hodnoty, zprávy a filtry citují to, co jim předchází, pomocí tlačítka { } vedle každého textu:

• {{Titre}}, {{_id}}: řádek, který automatizaci spustil;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: řádek nalezený, vytvořený nebo upravený krokem e2 – každý krok má svůj identifikátor na své kartě;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: co odpověděl webhook e3;
• {{e4.reponse}}: odpověď kroku AI e4;
• {{e5.client}} ve smyčce e5, řádek aktuálního průchodu; {{e5.nombre}} po ní, počet řádků, kterými prošla;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: co napočítal krok e6;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: selhání, které zachytil blok Zkusit e7;
• {{e8.nom}}: název PDF kroku e8;
• {{trigger.client.nom}}: co odeslal příchozí webhook;
• {{_maintenant}}: okamžik spuštění.

Hodnota tvořená jedinou citací předá samotnou hodnotu: vazbu, osobu, volbu – tak se vytvořený řádek propojí s řádkem, který našlo vyhledání. Ve filtru je citace vždy porovnávanou hodnotou, nikdy součástí jazyka filtrů.

Krok může citovat jen to, co před ním s jistotou proběhlo: co našla některá větev, už za podmínkou citovat nelze. Editor na to upozorní na kartě ještě před uložením.

Copilot

Copilot v záhlaví otevře vpravo konverzaci v přirozeném jazyce o automatizacích databáze: „když úkol přejde do revize, upozorni přiřazenou osobu“, „přidej do poznámek shrnutí od AI“, „proč poslední spuštění selhalo?“. Odpoví a navrhne celou automatizaci – tu, kterou máte na obrazovce, upravenou, nebo novou –, se seznamem změn.

Copilot nic neukládá: Umístit do toku zobrazí návrh v editoru, kde si ho před uložením zkontrolujete – a Zrušit na kartě vrátí tok do původního stavu. Nová automatizace se otevře v editoru, připravená k vytvoření. Každý návrh se ověřuje stejně jako uložení; co neobstojí, je vyřazeno a oznámeno.

Ve výchozím nastavení odchází k poskytovateli AI spolu s konverzací jen struktura: tabulky a jejich pole, automatizace databáze, ta na obrazovce tak, jak ji ukazuje editor, a její poslední spuštění – jejich stavy a chybové kódy, nikdy žádná hodnota. Osoby a kanály Slacku odcházejí pod zástupnými značkami (p1, s1), nikdy pod svým identifikátorem. Zaškrtávací políčko Povolit čtení dat umožní Copilotovi v rámci konverzace číst řádky (nejvýše 50 při jednom čtení); každé čtení je uvedeno pod jeho odpovědí.

Testování a sledování

Otestovat na řádku spustí uloženou automatizaci na vybraném řádku, a to doopravdy. Záložka Spuštění uchovává posledních 50 po dobu 30 dnů: čekající, probíhající, úspěšná, přeskočená s důvodem, neúspěšná s kódem. Výběrem jednoho ho zobrazíte na toku – použitá větev je vyznačena, každý provedený krok uvádí, co udělal a jak dlouho to trvalo, zbytek je ztlumený. Ve smyčce každý krok navíc uvádí, kolikrát proběhl.

Jménem koho jedná

Automatizace jedná s oprávněními osoby, která ji naposledy uložila, znovu posuzovanými při každém spuštění: pokud tato osoba o nějaké oprávnění přijde, krok, který ho potřeboval, selže, místo aby ho obešel, a vyhledání najde jen to, co tato osoba smí číst. Historie to zobrazuje jako „Automatizace ‚Tâche terminée‘ · jménem …“ a její zápisy lze vracet stejně jako ostatní.

Omezení

• Co automatizace zapíše, nespustí žádnou jinou: co má následovat po sobě, patří do jediného toku, nebo přes Spustit automatizaci, nejvýše tři úrovně.
• Vyhledání vrátí jeden řádek, ten první; smyčka jich za jedno spuštění projde nejvýše 200. Spuštění trvá nejvýše dvě minuty, bez započítání čekání.
• Žádný skript. E-mail odchází přes odesílací server instance.
• Šablona databáze přenáší jen automatizace bez vyhledání, smyčky, podmínky a kroku AI, a nikdy webhook.
• Webhook nesleduje přesměrování a čeká nejvýše 10 sekund; odpověď jiná než 2xx způsobí selhání kroku, po jeho opakovaných pokusech.
• Nastalé datum se hledá každou minutu; započítávají se jen ta, která nastala po uložení automatizace.
• 100 spuštění za hodinu na automatizaci; zmeškaný hodinový termín se dožene jen jednou.
• Prodleva mezi zápisem a akcí je v řádu sekund.