Automatizálások

Az automatizálás egy mikor, egy ha és egy akkor részből áll: amikor egy feladat „Fait” állapotba kerül, rögzíti az időpontot; amikor negatív értékelés érkezik, értesíti a felelőst, és ír a Slackre; minden hétfőn 9 órakor létrehozza a csapatmegbeszélés sorát. Ha pedig egy művelet nem elég, egy folyamatot követ: megkeres egy sort, az alapján, amit a sor tartalmaz, egyik vagy másik ágon halad tovább, lépéseket ismétel egy szűrőnek megfelelő minden egyes során, és egy lépésben újra felhasználja, amit egy korábbi lépés talált vagy írt, három napot vár egy ismétlés előtt, és mellékletként egy PDF-et küld.

Az Automatizálások menüpontból nyithatók meg, az oldalsáv alján, a megnyitott adatbázis blokkjában, és Kezelés szintű jogosultságot igényelnek.

A folyamat

A folyamat fentről lefelé rajzolódik ki: az eseményindító, majd az egyes lépések. Egy vonalon lévő + megnyitja a lépések listáját, kategóriánként – Sorok, Kommunikáció, Dokumentumok, MI, Logika – rendezve, kereséssel, és hozzáadja a kiválasztottat azon a helyen; egy kártya jobb oldalt nyitja meg a beállításait. Egy egyszerű automatizálás – egy eseményindító és egy művelet – két kártyán elfér, és ugyanúgy állítható be, mint korábban.

Mikor

Eseményindító	Beállítások
Sor létrehozásakor	a tábla
Sor módosításakor	a tábla, és szükség esetén csak a figyelendő mezők
Ütemezetten	óránként, naponta vagy hetente, a választott időpontban és időzónában
Gombra kattintáskor	a tábla egy Gomb mezője
Egy sor törlődik	a tábla; a lépések a sort olyannak idézik, amilyen volt
Egy sor belép egy szűrőbe	a tábla és a szűrő: az automatizálás akkor indul, amikor egy sor belép a szűrőbe, és csak azután indul újra, hogy előbb kilépett belőle – „egy számla késésbe kerül”, nem „egy késésben lévő számla módosul”
Egy dátum eljön	a tábla egy Dátum mezője, egy eltolás – három nappal előtte, aznap, egy héttel utána – és az időpont: határidő-emlékeztetők, szerződés-évfordulók
Egy webhook beérkezik	semmi: az automatizálás saját címet kap, amelyet egy másik szoftver hív meg (részletek)

A sorokra vonatkozó eseményindító minden írást lát: a felületét, az API-ét, egy ügynökét, egy megosztott űrlapét, sőt a közvetlen SQL-ét is – az automatizálások az előzményekből indulnak, amelyek mindegyiket rögzítik.

Csak akkor, ha

Egy opcionális feltétel a szűrők nyelvén – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false –, amelyet a rendszer a soron a művelet pillanatában értékel ki. Az a futtatás, amelynek feltétele nem teljesül, „kihagyva” állapotú lesz, és ezt jelzi is.

Akkor

Legfeljebb negyven lépés, sorrendben; az első sikertelen lépés leállítja a következőket – kivéve egy Próbálkozás blokkban (részletek).

Lépés	Mit csinál
Sor módosítása	értékeket ír az eseményt kiváltó sorba – vagy abba, amelyet egy lépés talált vagy létrehozott
Sor létrehozása	ebben a táblában vagy az adatbázis egy másik táblájában
Sor keresése	egy tábla első olyan sora, amely megfelel egy szűrőnek, hogy a következő lépések hivatkozhassanak rá vagy módosíthassák
Valaki értesítése	értesítés kiválasztott személyeknek, vagy egy Személy mezőben szereplő személynek
E-mail küldése	a csapat egy tagjának, egy Személy mezőben szereplő személynek, egy E-mail mezőben szereplő címre – egy ügyfélnek, egy beszállítónak – vagy beírt címekre; a tárgy és a szöveg a sorra és a korábbi lépésekre hivatkozik
Webhook hívása	HTTPS-kérés egy szolgáltatás felé – metódus, cím, fejlécek és törzs az Ön kezében (részletek); a válaszára ezután hivatkozni lehet
Küldés Slackre	üzenet egy csatlakoztatott csatornába
MI megkérdezése	az MI-szolgáltató válasza egy utasításra, amely a sorra és a korábbi lépésekre hivatkozik – megfogalmazás, összefoglalás, besorolás –, szövegként, számként, igen/nem értékként, dátumként vagy egy lista egyik elemeként értelmezve
Feltétel	több ág: az első, amelynek feltétele teljesül, kerül sorra, az „Egyébként” ág pedig akkor, ha egyiké sem; az ágak ezután újra összefutnak
Minden sorra	a benne található lépéseket egyszer végrehajtja egy tábla minden olyan sorára, amely megfelel egy szűrőnek (részletek)
Sor törlése	az eseményt kiváltó sor, vagy az, amelyet egy lépés talált – a kukába kerül
Számlálás és összeadás	egy szűrő sorainak száma, összege, átlaga, minimuma vagy maximuma, amelyre később hivatkozni vagy amelyet tesztelni lehet
PDF létrehozása	egy sor dokumentuma, amely egy Fájl mezőbe kerül, vagy egy e-mailhez csatolható
Várakozás	egy időtartam, vagy egy mező dátumáig (részletek)
Próbálkozás	lépések, és mások, amelyeket akkor kell elvégezni, ha egyikük sikertelen (részletek)
Automatizálás indítása	az adatbázis egy másik automatizálása, a táblájának egy során

Az eredmény nélküli keresés nem állítja le a folyamatot: azok a lépések, amelyeknek a talált sort kellett volna módosítaniuk, kimaradnak. Ha ilyenkor valami mást szeretne tenni, a keresés alatt a Ha nem található sor… feltételt ad hozzá, amely ezt ellenőrzi.

Egy feltétel egy sort vizsgál egy szűrővel, vagy egy értéket – az MI válaszát, egy webhook kódját, egy összeget – „{{e2.reponse}} egyenlő Urgent”, „{{e3.somme.montant}} nagyobb vagy egyenlő, mint 1000”. A számok számként hasonlítódnak össze, a szövegek ékezetek és nagybetűk nélkül.

Minden sorra

A Minden sorra lépés beolvassa egy tábla azon sorait, amelyek megfelelnek a szűrőjének – üres szűrő esetén az összeset –, a választott sorrendben, a korlátjáig (alapértelmezés szerint 50, legfeljebb 200), majd a keretében elhelyezett lépéseket egyszer végrehajtja mindegyikre. A „Minden hétfőn küldjön emlékeztetőt a kifizetetlen számlákról” így írható meg: Ütemezetten, majd Minden sorra a payee eq false and relancee eq false szűrőjű számlákon, a ciklusban pedig egy e-mail a számla kapcsolattartójának és egy Sor módosítása lépés, amely bejelöli a „Relancée” mezőt.

A ciklusban a lépés azonosítója a kör sorát nevezi meg: a {{e1.client}} erre hivatkozik, és a Sor módosítása lépés ezt ajánlja fel a módosítható sorok között. A ciklus után az {{e1.nombre}} megmondja, hány sort járt be – például egy Slack-összefoglalóhoz. A szűrő hivatkozhat arra, ami előtte történt: egy kifizetett számla által kiváltva, a facture eq {{_id}} a hozzá tartozó tételsorokat járja be.

A korláton túli sorok a következő futtatásra várnak, amely ezt jelzi is: a feldolgozottakat – egy „relancée” jelölőnégyzettel, egy dátummal – vegye ki a szűrőből, hogy a futtatások során mindegyiket feldolgozza a rendszer. Egy ciklus nem tartalmaz másik ciklust, és egy futtatás két perc után megáll.

Várakozás

A Várakozás lépés szünetelteti a futtatást – három órát, két napot –, vagy egy sor egy mezőjének dátumáig, egy eltolással és egy időponttal: „a határidő előestéjén, 9 órakor”. A futtatás Szüneteltetve állapotban jelenik meg a Futtatások lapon, a folytatás dátumával.

A következő lépésnél folytatódik, újraolvasva a sorait: „három nappal az árajánlat elküldése után, ha még nem fogadták el, küldjön emlékeztetőt” így írható meg: Várakozás 3 napig, majd egy feltétel az árajánlat akkori állapotáról. Az automatizálás letiltása leállítja a szünetelő futtatásokat; egy várakozás nem helyezhető el sem egy ciklusban, sem egy Próbálkozás blokkban, és legfeljebb egy évig tart.

Próbálkozás

A Próbálkozás blokknak két ága van. Az első fut le; ha egyik lépése sikertelen, a folyamat a második ágon, a Hiba esetén ágon folytatódik, amely hivatkozik a hibára – {{e4.erreur}}, a kód, és {{e4.etape}}, a lépés –, majd a blokk után folytatódik. Ezzel lehet értesíteni valakit, amikor egy szolgáltatás nem válaszol, anélkül, hogy minden megállna.

Egyszerűbben: egy webhook magától újra próbálkozhat, legfeljebb háromszor, egy szolgáltatáshiba után, és egy ciklus folytatódhat egy sikertelen sor ellenére.

Egy PDF és egy e-mail

A PDF létrehozása elkészíti egy sor dokumentumát – a táblájának egy dokumentumsablonjával, vagy minden mezőjének adatlapjával –, és elhelyezheti egy Fájl mezőben. Az E-mail küldése ezután csatolhatja, egy Fájl vagy Kép mező fájljaival együtt:

• egy-egy e-mail mindenkinek, vagy egy közös mindenkinek, másolatban szereplő címzettekkel;
• egy üzenet formázott szövegben – félkövér, listák, hivatkozások –, amely a sorra hivatkozik;
• egy válaszcím: alapértelmezés szerint az Öné, vagy egy E-mail mezőé;
• legfeljebb 50 címzett, 10 melléklet és 15 MB.

„Amikor egy árajánlat Elfogadott állapotba kerül, küldje el a számlát az ügyfélnek, a könyvelésnek másolatban”: Egy sor belép egy szűrőbe statut eq "accepte", PDF létrehozása a Számla sablonnal, E-mail küldése az ügyfél E-mail mezőjére, a számlával csatolva.

Egy szolgáltatás, amely a basedb-t hívja

Az Egy webhook beérkezik eseményindítóval az automatizálásnak saját titkos címe van, amelyet át kell adni annak a szoftvernek, amelynek el kell indítania azt – egy webáruháznak, egy külső űrlapnak, egy automatizálási eszköznek:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

A lépések hivatkoznak arra, amit küldött: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; egy űrlap ugyanígy olvasható, egy szöveg a {{trigger.texte}} alakban. A cím az eseményindító beállításaiból másolható; a Cím módosítása lecseréli, és a régi azonnal megszűnik. Egy hívás 202-t kap válaszul, az automatizálás egy másodpercen belül lefut.

Szolgáltatás hívása

A Webhook hívása lépés alapértelmezés szerint POST-tal küldi el az automatizálás adatait: a kiválasztott sort és amit a korábbi lépések találtak vagy írtak. Ahhoz, hogy egy szolgáltatással úgy beszéljen, ahogyan az elvárja, beállítható:

• a metódus: POST, PUT, PATCH, GET vagy DELETE – ez utóbbi kettő törzs nélkül;
• a cím, amely a hosztja után hivatkozhat – https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; minden érték kódolva kerül bele;
• fejlécek, amelyek értéke szintén hivatkozhat: Idempotency-Key: {{_id}};
• a törzs: az automatizálás adatai, egy Összeállítandó JSON, egy Űrlap (soronként egy kulcs=érték pár) vagy egy Szöveg. Egy JSON-ban az idézőjelek közötti hivatkozás szöveg, az idézőjeleken kívüli pedig érték – szám, igen vagy nem, lista:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Egy API-kulcsot vagy egy tokent egy titkos fejlécbe kell tenni (a lakat): a példány kulcsával titkosítva, ez soha többé nem jelenik meg – sem a képernyőn, sem az API-ban, sem a Copilotnak –, és csak arra a hosztra kerül, amelyhez megadta. A cím hosztjának megváltoztatása esetén újra meg kell adni; a Csere egy újat kér be.

MI megkérdezése

Az MI-mezőhöz hasonlóan a lépés elküldi a szolgáltatónak az utasítását, amelyben minden hivatkozás helyére az értéke kerül:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Kiválasztja a várt választ – szabad vagy rövid szöveg, szám, igen vagy nem, dátum, webcím, vagy egy lista egyik eleme, amelyet egy választás típusú mezőből is átvehet. A modell erről tájékoztatást kap, és ha a válasz nem tartalmaz ilyet, a lépés sikertelen lesz. A következő lépések a {{e1.reponse}} alakkal hivatkoznak rá: egy létrehozott feladat címében, egy üzenetben, vagy egy választás típusú mezőben, ahol az azonos címkéjű lehetőséghez kerül.

Amire az utasítás hivatkozik, az a szolgáltatóhoz kerül: a lépés az Ön hozzájárulását kéri, amelyet az utasítás minden módosításakor újra meg kell adni. Minden hívás naplózásra kerül, és az MI-mezőkkel együtt beleszámít a BASEDB_AI_FIELD_QUOTA keretbe (alapértelmezés szerint óránként 300). Az MI magától nem tesz semmit: az utána következő lépések írnak vagy értesítenek.

Hivatkozás

Az értékek, az üzenetek és a szűrők hivatkozhatnak arra, ami előttük történt, az egyes szövegek melletti { } gombbal:

• {{Titre}}, {{_id}}: az eseményt kiváltó sor;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: az e2 lépés által talált, létrehozott vagy módosított sor – minden lépés kártyáján ott az azonosítója;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: amit az e3 webhook válaszolt;
• {{e4.reponse}}: az e4 MI-lépés válasza;
• {{e5.client}} az e5 ciklusban a kör sora; {{e5.nombre}} utána a bejárt sorok száma;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: amit az e6 lépés számolt;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: a hiba, amelyet a Próbálkozás e7 blokk elkapott;
• {{e8.nom}}: az e8 lépés PDF-jének a neve;
• {{trigger.client.nom}}: amit egy bejövő webhook küldött;
• {{_maintenant}}: a futtatás időpontja.

Az egyetlen hivatkozásból álló érték magát az értéket adja át: egy kapcsolatot, egy személyt, egy választást – így kapcsolódik egy létrehozott sor ahhoz, amelyet egy keresés talált. Egy szűrőben a hivatkozás mindig összehasonlított érték, soha nem a szűrőnyelv része.

Egy lépés csak arra hivatkozhat, ami biztosan megtörtént előtte: amit egy ág talált, arra a feltétel után már nem lehet hivatkozni. A szerkesztő ezt mentés előtt jelzi a kártyán.

A Copilot

A fejlécben lévő Copilot jobb oldalt természetes nyelvű beszélgetést nyit az adatbázis automatizálásairól: „ha egy feladat ellenőrzésre kerül, értesítsd a hozzárendelt személyt”, „adj hozzá MI-összefoglalót a jegyzetekhez”, „miért volt sikertelen az utolsó futtatás?”. Válaszol, és javasol egy teljes automatizálást – a képernyőn lévőt módosítva, vagy egy újat –, a változások listájával együtt.

A Copilot semmit nem ment: az Alkalmazás a folyamatra megmutatja a javaslatot a szerkesztőben, ahol mentés előtt átnézheti – a kártyán lévő Mégse pedig visszaállítja a folyamatot a korábbi állapotára. Az új automatizálás létrehozásra várva nyílik meg a szerkesztőben. Minden javaslatot ugyanúgy ellenőriz a rendszer, mint egy mentést; ami nem állja meg a helyét, azt elveti, és ezt jelzi is.

Alapértelmezés szerint csak a struktúra kerül az MI-szolgáltatóhoz a beszélgetéssel együtt: a táblák és a mezőik, az adatbázis automatizálásai, a képernyőn lévő úgy, ahogy a szerkesztő mutatja, és a legutóbbi futtatásai – azok állapotai és hibakódjai, soha egyetlen érték sem. A személyek és a Slack-csatornák jelölőkkel (p1, s1) kerülnek átadásra, soha nem az azonosítójukkal. Az Adatok olvasásának engedélyezése jelölőnégyzet lehetővé teszi a Copilot számára, hogy a beszélgetés idejére sorokat olvasson (olvasásonként legfeljebb 50-et), és minden olvasás a válasza alatt fel van sorolva.

Tesztelés, követés

A Tesztelés egy soron a mentett automatizálást egy kiválasztott soron futtatja, élesben. A Futtatások lap az utolsó 50-et őrzi meg, 30 napig: függőben, folyamatban, sikeres, kihagyva az okával, sikertelen a kódjával. Ha kiválaszt egyet, a rendszer ráhelyezi a folyamatra – a bejárt ág ki van rajzolva, minden végrehajtott lépés megmutatja, mit csinált és mennyi idő alatt, a többi elhalványul. Egy ciklusban minden lépés azt is megmutatja, hányszor futott le.

Kinek a nevében cselekszik

Az automatizálás annak a személynek a jogosultságaival cselekszik, aki utoljára mentette, és ezeket minden futtatáskor újra ellenőrzi a rendszer: ha ez a személy elveszít egy jogosultságot, az azt igénylő lépés sikertelen lesz ahelyett, hogy átlépne rajta, és egy keresés csak azt találja meg, amit ő olvashat. Az előzmények így jelenítik meg: „Automatizálás »Tâche terminée« · … nevében”, és az írásai ugyanúgy visszavonhatók, mint a többi.

Korlátok

• Amit egy automatizálás ír, az nem indít el másikat: aminek egymás után kell következnie, azt egyetlen folyamatba kell írni, vagy az Automatizálás indítása lépéssel, legfeljebb három szinten.
• A keresés egy sort ad, az elsőt; egy ciklus végrehajtásonként legfeljebb 200-at jár be. Egy futtatás legfeljebb két percig tart, a várakozásokat nem számítva.
• Nincs szkript. Egy e-mail a példány levélküldő szerverén keresztül megy ki.
• Az adatbázissablon csak azokat az automatizálásokat viszi magával, amelyekben nincs keresés, ciklus, feltétel vagy MI-lépés – webhookot pedig sosem.
• Egy webhook nem követ átirányítást, és legfeljebb 10 másodpercet vár; a 2xx-től eltérő válasz a lépés sikertelenségét okozza, az újrapróbálkozásai után.
• Egy eljövő dátumot percenként megvizsgál a rendszer; csak azok számítanak, amelyek az automatizálás mentése után következnek be.
• Automatizálásonként óránként 100 futtatás; egy kimaradt óránkénti időpontot csak egyszer pótol a rendszer.
• Az írás és a művelet közötti késleltetés másodperces nagyságrendű.