Automatizări

O automatizare spune când, dacă și atunci: când o sarcină trece la „Fait”, notați ora; când sosește o recenzie negativă, anunțați responsabila și scrieți pe Slack; în fiecare luni la ora 9, creați rândul pentru ședința echipei. Iar când o singură acțiune nu este suficientă, automatizarea urmează un flux: caută un rând, ia o ramură sau alta în funcție de ce conține acesta, repetă pași pe fiecare rând care răspunde unui filtru, reutilizează într-un pas ce a găsit sau a scris un pas anterior, așteaptă trei zile înainte de o relansare, trimite un PDF ca atașament.

Automatizările se deschid din Automatizări, în blocul bazei deschise din partea de jos a barei laterale, și cer nivelul Gestionare.

Fluxul

Fluxul se desenează de sus în jos: declanșatorul, apoi fiecare pas. Un + pe o linie deschide lista pașilor, rânduiți pe categorii — Rânduri, Comunicare, Documente, AI, Logică — cu o căutare, și adaugă în acel loc pe cel ales; un card își deschide setările în dreapta. O automatizare simplă — un declanșator și o acțiune — încape în două carduri și se configurează ca înainte.

Când

Declanșator	Setări
Un rând este creat	tabelul
Un rând este modificat	tabelul și, la nevoie, doar câmpurile de urmărit
La oră fixă	în fiecare oră, în fiecare zi sau în fiecare săptămână, la ora și în fusul orar alese
Se face clic pe un buton	un câmp Buton al tabelului
Un rând este șters	tabelul; pașii citează rândul așa cum era
Un rând intră într-un filtru	tabelul și filtrul: automatizarea pornește când un rând intră în el, și repornește abia după ce a ieșit din el — „o factură trece în întârziere”, nu „o factură în întârziere este modificată”
O dată ajunge	un câmp Dată al tabelului, un decalaj — trei zile înainte, chiar în ziua respectivă, o săptămână după — și ora: relansări de scadență, aniversări de contract
Un webhook este primit	nimic: automatizarea își primește propria adresă, pe care o apelează un alt program (detalii)

Un declanșator pe rânduri vede toate scrierile: interfața, API-ul, un agent, un formular partajat și chiar SQL-ul direct — automatizările pornesc din istoric, care le captează pe toate.

Doar dacă

O condiție opțională, în limbajul filtrelor — statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false — evaluată pe rând în momentul acțiunii. O execuție a cărei condiție nu este îndeplinită este „ignorată” și spune acest lucru.

Atunci

Până la patruzeci de pași, în ordine; primul care eșuează îi oprește pe următorii — cu excepția unui bloc Încercare (detalii).

Pas	Ce face
Editați un rând	scrie valori în rândul care a declanșat automatizarea — sau în cel pe care un pas l-a găsit ori l-a creat
Creați un rând	în acest tabel sau în altul din bază
Căutați un rând	primul rând dintr-un tabel care corespunde unui filtru, pentru ca pașii următori să îl citeze sau să îl modifice
Anunțați pe cineva	o notificare către persoane alese sau către persoana dintr-un câmp Persoană
Trimiteți un e-mail	către persoane din echipă, către cea dintr-un câmp Persoană, la adresa dintr-un câmp E-mail — un client, un furnizor — sau la adrese scrise; subiectul și textul citează rândul și pașii anteriori
Apelați un webhook	o cerere HTTPS către un serviciu — metodă, adresă, anteturi și corp după cum doriți (detalii); răspunsul lui poate fi citat apoi
Trimiteți pe Slack	un mesaj într-un canal conectat
Întrebați AI	un răspuns al furnizorului de AI la o instrucțiune care citează rândul și pașii anteriori — redactare, rezumat, clasificare —, citit ca text, număr, da sau nu, dată sau opțiune dintr-o listă
Condiție	mai multe ramuri: este luată prima a cărei condiție este îndeplinită, „Altfel” când niciuna nu este; ramurile se reunesc apoi
Pentru fiecare rând	pașii pe care îi conține, o dată pentru fiecare rând dintr-un tabel care răspunde unui filtru (detalii)
Ștergere rând	rândul care a declanșat automatizarea, sau cel pe care l-a găsit un pas — este pus la coșul de gunoi
Numărare și adunare	numărul de rânduri dintr-un filtru, suma lor, media lor, minimul sau maximul lor, de citat sau de testat apoi
Generare PDF	documentul unui rând, pus într-un câmp Fișier sau atașat la un e-mail
Așteptare	o durată, sau până la data unui câmp (detalii)
Încercare	pași, și alții de făcut dacă unul dintre ei eșuează (detalii)
Lansare automatizare	o altă automatizare a bazei, pe un rând din tabelul ei

O căutare care nu găsește nimic nu oprește fluxul: pașii care trebuiau să modifice rândul ei sunt săriți. Pentru a face altceva în acest caz, Dacă niciun rând nu este găsit…, sub căutare, adaugă o condiție care testează acest lucru.

O condiție testează un rând cu un filtru, sau o valoare: răspunsul AI, codul unui webhook, un total — „{{e2.reponse}} este egal cu Urgent”, „{{e3.somme.montant}} este mai mare sau egal cu 1000”. Numerele se compară drept numere, textele fără diacritice și fără majuscule.

Pentru fiecare rând

Pasul Pentru fiecare rând citește rândurile unui tabel care răspund filtrului său — gol: toate —, în ordinea aleasă, până la limita sa (50 în mod implicit, cel mult 200), apoi execută o dată pentru fiecare dintre ele pașii așezați în cadrul său. „În fiecare luni, retrimiteți facturile neplătite” se scrie astfel: La oră fixă, apoi Pentru fiecare rând din facturile payee eq false and relancee eq false, iar în buclă un e-mail către contactul facturii și Modificare rând care bifează „Relancée”.

În buclă, identificatorul pasului numește rândul curent: {{e1.client}} îl citează, iar Modificare rând îl propune printre rândurile de modificat. După buclă, {{e1.nombre}} spune câte rânduri a parcurs — pentru un rezumat pe Slack, de exemplu. Filtrul poate cita ce precede: declanșată de o factură plătită, facture eq {{_id}} parcurge rândurile ei de detaliu.

Dincolo de limită, rândurile rămase așteaptă următoarea execuție, care semnalează acest lucru: scoateți din filtru rândurile deja tratate — o casetă „relancée”, o dată — pentru a le trata pe toate de-a lungul execuțiilor. O buclă nu conține altă buclă, iar o execuție se oprește după două minute.

Așteptare

Pasul Așteptare pune execuția în pauză — trei ore, două zile — sau până la data unui câmp al unui rând, cu un decalaj și o oră: „în ziua premergătoare scadenței, la ora 9”. Execuția apare În pauză în fila Execuții, cu data reluării ei.

Reia la pasul următor recitind rândurile sale: „trei zile după trimiterea ofertei, dacă încă nu este acceptată, relansați” se scrie Așteptare 3 zile, apoi o condiție pe statutul ofertei, așa cum este ea în acea zi. Dezactivarea automatizării oprește execuțiile în pauză; o așteptare nu se pune nici într-o buclă, nici într-un bloc Încercare, și durează cel mult un an.

Încercare

Blocul Încercare are două ramuri. Prima este executată; dacă unul dintre pașii ei eșuează, fluxul continuă cu a doua, În caz de eșec, care citează eșecul — {{e4.erreur}}, codul, și {{e4.etape}}, pasul —, apoi continuă după bloc. Astfel puteți anunța pe cineva când un serviciu nu răspunde, fără să opriți totul.

Mai simplu: un webhook poate reîncerca de la sine de până la trei ori după o cădere a serviciului, iar o buclă poate continua în ciuda unui rând eșuat.

Un PDF și un e-mail

Generare PDF face documentul unui rând — cu un model de document al tabelului său, sau fișa cu toate câmpurile lui — și îl poate pune într-un câmp Fișier. Trimitere e-mail îl poate atașa apoi, împreună cu fișierele dintr-un câmp Fișier sau Imagine:

• un e-mail fiecăruia, sau unul singur, pentru toți, cu destinatari în copie;
• un mesaj în text formatat — aldin, liste, linkuri — care citează rândul;
• o adresă de răspuns: a dumneavoastră în mod implicit, sau cea dintr-un câmp E-mail;
• cel mult 50 de destinatari, 10 fișiere atașate și 15 Mo.

„Când o ofertă trece la Acceptat, trimiteți factura clientului, cu contabilitatea în copie”: Un rând intră într-un filtru statut eq "accepte", Generare PDF cu modelul Factură, Trimitere e-mail la câmpul E-mail al clientului, cu factura atașată.

Un serviciu care apelează basedb

Cu declanșatorul Un webhook este primit, automatizarea are propria sa adresă secretă, de dat programului care trebuie să o lanseze — un magazin online, un formular extern, un instrument de automatizare:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Pașii citează ce a trimis acesta: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; un formular se citește la fel, un text prin {{trigger.texte}}. Adresa se copiază din setările declanșatorului; Schimbați adresa o înlocuiește, iar cea veche încetează imediat. Un apel primește 202, automatizarea pornește în aceeași secundă.

Apelați un serviciu

Pasul Apelați un webhook trimite în mod implicit, prin POST, datele automatizării: rândul ales și ce au găsit sau au scris pașii anteriori. Pentru a vorbi cu un serviciu așa cum îl așteaptă acesta, se reglează:

• metoda: POST, PUT, PATCH, GET sau DELETE — ultimele două fără corp;
• adresa, care poate cita după gazda ei — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; fiecare valoare este codificată acolo;
• anteturi, a căror valoare poate cita: Idempotency-Key: {{_id}};
• corpul: datele automatizării, un JSON de compus, un formular (o pereche cheie=valoare pe rând) sau un text. Într-un JSON, o citare între ghilimele este text, iar în afara ghilimelelor este o valoare — un număr, da sau nu, o listă:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

O cheie de API sau un token se pune într-un antet secret (lacătul): criptat de cheia instanței, nu mai este afișat niciodată — nici pe ecran, nici de API, nici de Copilot — și pleacă doar către gazda pentru care l-ați dat. Schimbarea gazdei adresei cere să îl dați din nou; Înlocuiți introduce unul nou.

Întrebați AI

La fel ca un câmp AI, pasul îi trimite furnizorului instrucțiunea sa, în care fiecare citare este înlocuită cu valoarea ei:

Această recenzie de la {{auteur}} necesită o acțiune din partea noastră? {{avis}}

Alegeți răspunsul așteptat — un text liber sau scurt, un număr, da sau nu, o dată, o adresă web sau o opțiune dintr-o listă, pe care o puteți prelua dintr-un câmp de selecție. Modelul este informat, iar un răspuns care nu conține așa ceva face pasul să eșueze. Pașii următori îl citează prin {{e1.reponse}}: în titlul unei sarcini create, într-un mesaj sau într-un câmp de selecție, unde este plasat la opțiunea cu aceeași etichetă.

Ceea ce citează instrucțiunea pleacă la furnizor: pasul vă cere acordul, care trebuie dat din nou atunci când instrucțiunea se schimbă. Fiecare apel este jurnalizat și se socotește, împreună cu câmpurile AI, în BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (300 pe oră în mod implicit). AI-ul nu face nimic de la sine: pașii plasați după el sunt cei care scriu sau anunță.

Citare

Valorile, mesajele și filtrele citează ceea ce precedă, din butonul { } de lângă fiecare text:

• {{Titre}}, {{_id}}: rândul care a declanșat automatizarea;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: rândul găsit, creat sau modificat de pasul e2 — fiecare pas își poartă identificatorul pe card;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: ce a răspuns webhook-ul e3;
• {{e4.reponse}}: răspunsul pasului AI e4;
• {{e5.client}} în bucla e5, rândul curent; {{e5.nombre}} după ea, numărul de rânduri parcurse;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: ce a numărat pasul e6;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: eșecul recuperat de blocul Încercare e7;
• {{e8.nom}}: numele PDF-ului pasului e8;
• {{trigger.client.nom}}: ce a trimis un webhook primit;
• {{_maintenant}}: momentul execuției.

O valoare formată dintr-o singură citare transmite valoarea însăși: o relație, o persoană, o opțiune — astfel se leagă un rând creat de cel pe care l-a găsit o căutare. Într-un filtru, o citare este întotdeauna o valoare comparată, niciodată limbaj de filtrare.

Un pas nu poate cita decât ceea ce s-a petrecut cu siguranță înaintea lui: ce a găsit o ramură nu mai poate fi citat după condiție. Editorul semnalează acest lucru pe card înainte de salvare.

Copilot

Copilot, în antet, deschide în dreapta o conversație în limbaj natural despre automatizările bazei: „când o sarcină trece în revizuire, anunță persoana asignată”, „adaugă un rezumat făcut de AI în note”, „de ce a eșuat ultima execuție?”. Răspunde și propune o automatizare întreagă — cea pe care o aveți pe ecran, modificată, sau una nouă —, cu lista a ceea ce se schimbă.

Copilot nu salvează nimic: Aplicați pe flux arată propunerea în editor, unde o recitiți înainte de a salva — iar Anulați, pe card, readuce fluxul la cum era. O automatizare nouă se deschide în editor, gata de creat. Fiecare propunere este verificată așa cum ar fi o salvare; ce nu este valid este eliminat, și se spune acest lucru.

În mod implicit, doar structura pleacă la furnizorul de AI, împreună cu conversația: tabelele și câmpurile lor, automatizările bazei, cea de pe ecran așa cum o arată editorul și ultimele ei execuții — stările și codurile lor de eroare, niciodată o valoare. Persoanele și canalele Slack pleacă sub repere (p1, s1), niciodată cu identificatorul lor. Caseta Permiteți citirea datelor îi permite lui Copilot, pentru conversația respectivă, să citească rânduri (cel mult 50 la o citire), fiecare citire fiind listată sub răspunsul său.

Testare, urmărire

Testați pe un rând execută automatizarea salvată pe un rând ales, de-adevăratelea. Fila Execuții le păstrează pe ultimele 50, timp de 30 de zile: în așteptare, în curs, reușită, ignorată cu motivul ei, eșuată cu codul ei. Alegerea uneia o afișează peste flux — ramura luată este trasată, fiecare pas parcurs spune ce a făcut și în cât timp, restul este estompat. Într-o buclă, fiecare pas spune și de câte ori a rulat.

În numele cui acționează

O automatizare acționează cu permisiunile persoanei care a salvat-o ultima, reevaluate la fiecare execuție: dacă această persoană pierde o permisiune, pasul care avea nevoie de ea eșuează în loc să treacă peste, iar o căutare găsește doar ce poate citi persoana respectivă. Istoricul o afișează „Automatizare «Tâche terminée» · în numele lui …”, iar scrierile ei se anulează ca toate celelalte.

Limite

• Ce scrie o automatizare nu declanșează nicio altă automatizare: ce trebuie înlănțuit se scrie într-un singur flux, sau prin Lansare automatizare, cel mult trei niveluri.
• O căutare dă un singur rând, primul; o buclă parcurge cel mult 200 pe execuție. O execuție durează cel mult două minute, fără a include așteptările.
• Fără script. Un e-mail este trimis prin serverul de trimitere al instanței.
• Un șablon pentru bază nu preia decât automatizările fără căutare, buclă, condiție sau pas AI, și niciodată un webhook.
• Un webhook nu urmează nicio redirecționare și așteaptă cel mult 10 secunde; un răspuns altul decât 2xx face pasul să eșueze, după reîncercările lui.
• O dată care ajunge este căutată în fiecare minut; contează doar cele ajunse după salvarea automatizării.
• 100 de execuții pe oră pentru fiecare automatizare; o programare orară ratată este recuperată o singură dată.
• Întârzierea dintre scriere și acțiune este de ordinul unei secunde.