Automatiseringar

En automatisering anger när, om och då: när en uppgift går till ”Fait”, anteckna tiden; när ett negativt omdöme kommer in, avisera den ansvariga och skriv i Slack; varje måndag kl. 9, skapa raden för teamets avstämning. Och när en åtgärd inte räcker följer den ett flöde: hitta en rad, ta en gren eller en annan beroende på vad den säger, upprepa steg på varje rad som matchar ett filter, återanvänd i ett steg det som ett tidigare steg har hittat eller skrivit, vänta tre dagar innan en påminnelse, skicka en PDF som bilaga.

De öppnas från Automatiseringar, i blocket för den öppna databasen längst ned i sidofältet, och kräver nivån Hantera.

Flödet

Flödet ritas uppifrån och ned: utlösaren, sedan varje steg. Ett + på en linje öppnar listan över steg, ordnade efter kategori – Rader, Kommunicera, Dokument, AI, Logik – med en sökruta, och lägger till det valda steget på det stället; ett kort öppnar sina inställningar till höger. En enkel automatisering – en utlösare och en åtgärd – ryms på två kort och ställs in som förut.

När

Utlösare	Inställningar
En rad skapas	tabellen
En rad ändras	tabellen, och vid behov bara de fält som ska bevakas
Vid en fast tid	varje timme, varje dag eller varje vecka, vid vald tid och i vald tidszon
Någon klickar på en knapp	ett Knapp-fält i tabellen
En rad tas bort	tabellen; stegen citerar raden som den var
En rad kommer in i ett filter	tabellen och filtret: automatiseringen startar när en rad kommer in i det, och startar inte igen förrän den har lämnat det – ”en faktura blir försenad”, inte ”en försenad faktura ändras”
Ett datum infaller	ett Datum-fält i tabellen, en förskjutning – tre dagar innan, samma dag, en vecka efter – och tiden: påminnelser om förfallodatum, avtalsjubileer
En webhook tas emot	inget: automatiseringen får sin egen adress, som ett annat program anropar (detaljer)

En utlösare för rader ser alla skrivningar: gränssnittet, API:et, en agent, ett delat formulär och till och med direkt SQL – automatiseringarna utgår från historiken, som fångar dem alla.

Bara om

Ett valfritt villkor, i filterspråket – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false – som utvärderas på raden i det ögonblick åtgärden ska utföras. En körning vars villkor inte är uppfyllt blir ”överhoppad”, och säger det.

Då

Upp till fyrtio steg, i ordning; det första som misslyckas stoppar de följande – utom i ett Försök-block (detaljer).

Steg	Vad det gör
Redigera en rad	skriver värden i raden som utlöste – eller i den som ett steg har hittat eller skapat
Skapa en rad	i den här tabellen eller en annan i databasen
Hitta en rad	den första raden i en tabell som matchar ett filter, så att de följande stegen kan citera eller ändra den
Avisera någon	en avisering till valda personer, eller till personen i ett Person-fält
Skicka e-post	till personer i teamet, till personen i ett Person-fält, till adressen i ett E-post-fält – en kund, en leverantör – eller till skrivna adresser; ämnet och texten citerar raden och de tidigare stegen
Anropa en webhook	en HTTPS-begäran till en tjänst – metod, adress, huvuden och innehåll som du själv ställer in (detaljer); svaret kan sedan citeras
Skicka till Slack	ett meddelande i en ansluten kanal
Fråga AI	ett svar från AI-leverantören på en instruktion som citerar raden och de tidigare stegen – formulera, sammanfatta, klassificera –, tolkat som en text, ett tal, ja eller nej, ett datum eller ett val i en lista
Villkor	flera grenar: den första vars villkor är uppfyllt tas, ”Annars” när inget är det; grenarna går sedan ihop igen
För varje rad	de steg den innehåller, en gång för varje rad i en tabell som matchar ett filter (detaljer)
Ta bort en rad	raden som utlöste, eller den som ett steg har hittat – den hamnar i papperskorgen
Räkna och summera	antalet rader i ett filter, deras summa, medelvärde, minimum eller maximum, att citera eller testa i efterhand
Generera en PDF	dokumentet för en rad, sparat i ett Fil-fält eller bifogat ett e-postmeddelande
Vänta	en viss tid, eller till ett fälts datum (detaljer)
Försök	steg, och andra att göra om ett av dem misslyckas (detaljer)
Kör en automatisering	en annan automatisering i databasen, på en rad i dess tabell

En sökning som inte hittar något stoppar inte flödet: de steg som skulle ha ändrat dess rad hoppas över. Vill du göra något annat i det fallet lägger Om ingen rad hittas …, under sökningen, till ett villkor som testar det.

Ett villkor testar en rad med ett filter, eller ett värde: AI:ns svar, en webhooks kod, en totalsumma – ”{{e2.reponse}} är lika med Urgent”, ”{{e3.somme.montant}} är större än eller lika med 1000”. Tal jämförs som tal, text utan accenter eller versaler.

För varje rad

Steget För varje rad läser raderna i en tabell som matchar dess filter – tomt: alla –, i vald ordning, upp till sin gräns (50 som standard, högst 200), och kör sedan en gång för varje rad de steg som ligger i dess ram. ”Varje måndag, skicka en påminnelse för alla obetalda fakturor” skrivs: Vid fast tid, sedan För varje rad av fakturor payee eq false and relancee eq false, och i loopen ett e-postmeddelande till fakturans kontakt och Redigera en rad som kryssar i ”Påmind”.

I loopen namnger stegets identifierare varvets rad: {{e1.client}} citerar den, och Redigera en rad föreslår den bland raderna att ändra. Efter loopen anger {{e1.nombre}} hur många rader den har gått igenom – till exempel för en sammanfattning på Slack. Filtret kan citera det som kommit före: utlöst av en betald faktura, går facture eq {{_id}} igenom dess detaljrader.

Utöver gränsen väntar de återstående raderna på nästa körning, som säger det: ta bort de som redan är behandlade ur filtret – en kryssruta ”Påmind”, ett datum – för att med tiden behandla dem alla, körning efter körning. En loop innehåller ingen annan loop, och en körning stoppas efter högst två minuter.

Vänta

Steget Vänta pausar körningen – tre timmar, två dagar – eller till datumet i ett fält på en rad, med en förskjutning och en tid: ”dagen innan förfallodatumet, kl. 9”. Körningen visas som Pausad på fliken Körningar, med datumet för när den återupptas.

Den återupptas vid nästa steg genom att läsa om sina rader: ”tre dagar efter att offerten skickades, om den fortfarande inte är accepterad, skicka en påminnelse” skrivs Vänta 3 dagar, sedan ett villkor på offertens status, så som den är den dagen. Att inaktivera automatiseringen stoppar pausade körningar; en väntan kan inte placeras i en loop eller i ett Försök-block, och varar högst ett år.

Försök

Försök-blocket har två grenar. Den första körs; om något av dess steg misslyckas fortsätter flödet med den andra, Vid fel, som citerar felet – {{e4.erreur}}, koden, och {{e4.etape}}, steget –, och återupptas sedan efter blocket. Ett sätt att avisera någon när en tjänst inte svarar, utan att stoppa allt.

Enklare uttryckt: en webhook kan försöka igen på egen hand upp till tre gånger efter ett tjänstefel, och en loop kan fortsätta trots en rad som misslyckas.

En PDF och ett e-postmeddelande

Generera en PDF gör dokumentet för en rad – med en dokumentmall för dess tabell, eller raddetaljerna med alla dess fält – och kan spara det i ett Fil-fält. Skicka e-post kan sedan bifoga det, med filerna i ett Fil- eller Bild-fält:

• ett e-postmeddelande till var och en, eller ett enda till alla, med mottagare i kopia;
• ett meddelande i formaterad text – fetstil, listor, länkar – som citerar raden;
• en svarsadress: din som standard, eller den i ett E-post-fält;
• högst 50 mottagare, 10 bilagor och 15 MB.

”När en offert går till Accepterad, skicka fakturan till kunden, med ekonomiavdelningen i kopia”: En rad kommer in i ett filter statut eq "accepte", Generera en PDF med mallen Faktura, Skicka e-post till kundens E-post-fält, med fakturan bifogad.

En tjänst som anropar basedb

Med utlösaren En webhook tas emot har automatiseringen sin egen hemliga adress, att ge till programmet som ska starta den – en nätbutik, ett externt formulär, ett automatiseringsverktyg:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Stegen citerar det som skickades: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; ett formulär läses på samma sätt, en text via {{trigger.texte}}. Adressen kopieras från utlösarens inställningar; Byt adress ersätter den, och den gamla upphör genast att gälla. Ett anrop får 202, automatiseringen körs inom sekunden.

Anropa en tjänst

Steget Anropa en webhook skickar som standard, i POST, automatiseringens data: den valda raden och det som de tidigare stegen har hittat eller skrivit. För att tala med en tjänst på det sätt den förväntar sig ställer du in:

• metoden: POST, PUT, PATCH, GET eller DELETE – de två sistnämnda utan innehåll;
• adressen, som kan citera efter sin värd – https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; varje värde kodas där;
• huvuden, vars värde kan citera: Idempotency-Key: {{_id}};
• innehållet: automatiseringens data, en JSON att skriva, ett formulär (ett nyckel=värde-par per rad) eller en text. I en JSON är ett citat inom citattecken text, och utanför citattecken ett värde – ett tal, ja eller nej, en lista:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

En API-nyckel eller en token sätts i ett hemligt huvud (hänglåset): krypterad med instansnyckeln visas den aldrig igen – varken på skärmen, i API:et eller för Copiloten – och skickas bara till den värd du angav den för. Ändrar du adressens värd måste du ange den igen; Ersätt anger en ny.

Fråga AI

Precis som ett AI-fält skickar steget sin instruktion till leverantören, där varje citat har ersatts med sitt värde:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Du väljer vilket förväntat svar – en fri eller kort text, ett tal, ja eller nej, ett datum, en webbadress eller ett val i en lista, som kan hämtas från ett Enkelval-fält. Modellen får veta det, och ett svar som inte innehåller något sådant får steget att misslyckas. De följande stegen citerar det som {{e1.reponse}}: i rubriken på en skapad uppgift, i ett meddelande eller i ett Enkelval-fält, där det placeras på valet med samma etikett.

Det som instruktionen citerar skickas till leverantören: steget kräver ditt godkännande, som måste ges på nytt när instruktionen ändras. Varje anrop loggas och räknas, tillsammans med AI-fälten, mot BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (300 per timme som standard). AI gör ingenting på egen hand: det är stegen efter den som skriver eller aviserar.

Citera

Värden, meddelanden och filter kan citera det som kommit före, via knappen { } bredvid varje text:

• {{Titre}}, {{_id}}: raden som utlöste;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: raden som hittades, skapades eller ändrades av steget e2 – varje steg visar sin identifierare på sitt kort;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: det som webhooken e3 svarade;
• {{e4.reponse}}: svaret från AI-steget e4;
• {{e5.client}} i loopen e5, varvets rad; {{e5.nombre}} efter den, antalet rader den har gått igenom;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: det steget e6 räknade;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: felet som Försök-blocket e7 fångade;
• {{e8.nom}}: namnet på PDF:en från steget e8;
• {{trigger.client.nom}}: det som en inkommande webhook skickade;
• {{_maintenant}}: tidpunkten för körningen.

Ett värde som består av ett enda citat skickar vidare själva värdet: en relation, en person, ett val – det är så en skapad rad kopplas till den som en sökning hittade. I ett filter är ett citat alltid ett värde som jämförs, aldrig filterspråk.

Ett steg kan bara citera det som med säkerhet har hänt före det: det som en gren har hittat kan inte längre citeras efter villkoret. Redigeraren påpekar det på kortet innan du sparar.

Copilot

Copilot, i sidhuvudet, öppnar till höger en konversation på naturligt språk om databasens automatiseringar: ”när en uppgift går till granskning, avisera den tilldelade personen”, ”lägg till en AI-sammanfattning i anteckningarna”, ”varför misslyckades den senaste körningen?”. Den svarar och föreslår en hel automatisering – den du har på skärmen, ändrad, eller en ny –, med en lista över vad som ändras.

Copilot sparar ingenting: Lägg på flödet visar förslaget i redigeraren, där du läser igenom det innan du sparar – och Ångra, på kortet, återställer flödet som det var. En ny automatisering öppnas i redigeraren, redo att skapas. Varje förslag kontrolleras som en sparning skulle göra; det som inte håller tas bort, och det sägs.

Som standard skickas bara strukturen till AI-leverantören, tillsammans med konversationen: tabellerna och deras fält, databasens automatiseringar, den som visas på skärmen så som redigeraren visar den, och dess senaste körningar – deras status och felkoder, aldrig ett värde. Personer och Slack-kanaler skickas under platshållare (p1, s1), aldrig med sina identifierare. Rutan Tillåt läsning av data låter Copilot, under konversationen, läsa rader (högst 50 per läsning), och varje läsning listas under svaret.

Testa och följa upp

Testa på en rad kör den sparade automatiseringen på en vald rad, på riktigt. Fliken Körningar sparar de 50 senaste i 30 dagar: väntande, pågående, lyckad, överhoppad med sitt skäl, misslyckad med sin felkod. Väljer du en läggs den på flödet – grenen som togs ritas ut, varje genomfört steg visar vad det gjorde och hur lång tid det tog, resten tonas ned. I en loop anger varje steg också hur många gånger det har körts.

I vems namn den agerar

En automatisering agerar med behörigheterna hos den som senast sparade den, som prövas på nytt vid varje körning: förlorar personen en behörighet misslyckas steget som behövde den i stället för att kringgå den, och en sökning hittar bara det personen får läsa. Historiken visar den som ”Automatisering ’Tâche terminée’ · på uppdrag av …”, och dess skrivningar kan ångras som alla andra.

Begränsningar

• Det en automatisering skriver utlöser inga andra: det som ska ske i följd skrivs i ett enda flöde, eller via Kör en automatisering, högst tre nivåer.
• En sökning ger en rad, den första; en loop går igenom högst 200 per körning. En körning tar högst två minuter, väntetider oräknade.
• Inga skript. Ett e-postmeddelande skickas via instansens sändningsserver.
• En databasmall tar bara med automatiseringar utan sökning, loop, villkor eller AI-steg, och aldrig en webhook.
• En webhook följer ingen omdirigering och väntar högst 10 sekunder; ett annat svar än 2xx gör att steget misslyckas, efter sina återförsök.
• Ett datum som infaller söks varje minut; bara de som inträffar efter att automatiseringen sparades räknas.
• 100 körningar per timme och automatisering; en missad timkörning tas bara igen en gång.
• Fördröjningen mellan skrivningen och åtgärden är i storleksordningen en sekund.