Automatiseringer

En automatisering sier når, hvis og så: når en oppgave går over til «Fait», notere klokkeslettet; når en negativ tilbakemelding kommer inn, varsle den ansvarlige og skrive i Slack; hver mandag kl. 9 opprette raden for teammøtet. Og når én handling ikke er nok, følger den en flyt: finne en rad, ta én gren eller en annen ut fra hva den inneholder, gjenta trinn på hver rad som samsvarer med et filter, gjenbruke i ett trinn det et tidligere trinn har funnet eller skrevet, vente tre dager før en purring, sende en PDF som vedlegg.

De åpnes fra Automatiseringer, i blokken for den åpne databasen nederst i sidepanelet, og krever nivået Administrere.

Flyten

Flyten tegnes ovenfra og ned: utløseren, deretter hvert trinn. En + på en linje åpner listen over trinn, ordnet etter kategori – Rader, Kommunikasjon, Dokumenter, KI, Logikk – med et søkefelt, og legger til det valgte trinnet på det stedet; et kort åpner innstillingene sine til høyre. En enkel automatisering – én utløser og én handling – får plass på to kort, og settes opp som før.

Når

Utløser	Innstillinger
En rad opprettes	tabellen
En rad endres	tabellen, og ved behov bare feltene som skal overvåkes
På fast tidspunkt	hver time, hver dag eller hver uke, på valgt klokkeslett og i valgt tidssone
Noen klikker på en knapp	et Knapp-felt i tabellen
En rad slettes	tabellen; trinnene viser til raden slik den var
En rad kommer inn i et filter	tabellen og filteret: automatiseringen starter når en rad kommer inn i det, og starter ikke på nytt før den har gått ut igjen – «en faktura blir forsinket», ikke «en forsinket faktura endres»
En dato kommer	et Dato-felt i tabellen, en forskyvning – tre dager før, samme dag, en uke etter – og klokkeslettet: purringer på forfall, kontraktsjubileer
En webhook mottas	ingenting: automatiseringen får sin egen adresse, som annen programvare kaller (detaljer)

En utløser på rader ser all skriving: grensesnittet, API-et, en agent, et delt skjema og til og med direkte SQL – automatiseringene tar utgangspunkt i historikken, som fanger opp alt.

Bare hvis

En valgfri betingelse, i filterspråket – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false – som vurderes på raden i det øyeblikket den skal handle. En kjøring der betingelsen ikke er oppfylt, blir «forkastet», og sier det.

Så

Opptil førti trinn, i rekkefølge; det første som mislykkes, stopper de neste – unntatt i en Prøv-blokk (detaljer).

Trinn	Hva det gjør
Endre en rad	skriver verdier i raden som utløste – eller i den et trinn har funnet eller opprettet
Opprett en rad	i denne tabellen eller en annen i databasen
Finn en rad	den første raden i en tabell som samsvarer med et filter, slik at de neste trinnene kan referere til eller endre den
Varsle noen	et varsel til utvalgte personer, eller til den i et Person-felt
Send en e-post	til personer i teamet, til personen i et Person-felt, til adressen i et E-post-felt – en kunde, en leverandør – eller til adresser du skriver inn; emnet og teksten refererer til raden og de forrige trinnene
Kall en webhook	en HTTPS-forespørsel til en tjeneste – metode, adresse, headere og brødtekst du styrer selv (detaljer); svaret kan refereres til etterpå
Send til Slack	en melding i en tilkoblet kanal
Spør KI	et svar fra KI-leverandøren på en instruksjon som refererer til raden og de forrige trinnene – skrive, oppsummere, klassifisere –, lest som en tekst, et tall, ja eller nei, en dato eller et valg i en liste
Betingelse	flere grener: den første der betingelsen er oppfylt, blir tatt, «Ellers» når ingen er det; grenene møtes igjen etterpå
For hver rad	trinnene den inneholder, én gang for hver rad i en tabell som samsvarer med et filter (detaljer)
Slett en rad	raden som utløste, eller den et trinn har funnet – den legges i papirkurven
Tell og summer	antall rader i et filter, summen, gjennomsnittet, minimum eller maksimum av dem, som kan vises til eller testes etterpå
Generer en PDF	dokumentet til en rad, lagt i et Fil-felt eller lagt ved en e-post
Vent	en varighet, eller til datoen i et felt (detaljer)
Prøv	noen trinn, og andre som skal utføres hvis ett av dem mislykkes (detaljer)
Kjør en automatisering	en annen automatisering i databasen, på en rad i tabellen dens

Et søk som ikke finner noe, stopper ikke flyten: trinnene som skulle endre raden det skulle finne, hoppes over. For å gjøre noe annet i det tilfellet legger Hvis ingen rad blir funnet …, under søket, til en betingelse som tester det.

En betingelse tester en rad med et filter, eller en verdi: KI-svaret, koden til en webhook, et tall – «{{e2.reponse}} er lik Urgent», «{{e3.somme.montant}} er større enn eller lik 1000». Tallene sammenlignes som tall, tekstene uten aksenter eller store bokstaver.

For hver rad

Trinnet For hver rad leser radene i en tabell som samsvarer med filteret sitt – tomt: alle –, i den valgte rekkefølgen, opp til grensen sin (50 som standard, høyst 200), og utfører så trinnene som er lagt i det, én gang for hver rad. «Hver mandag, purre på ubetalte fakturaer» skrives slik: På fast tidspunkt, deretter For hver rad av fakturaene payee eq false and relancee eq false, og i løkken en e-post til fakturaens kontakt og Endre en rad som krysser av «Relancée».

I løkken navngir trinnets identifikator gjennomgangens rad: {{e1.client}} refererer til den, og Endre en rad foreslår den blant radene som kan endres. Etter løkken forteller {{e1.nombre}} hvor mange rader den har gjennomgått – for eksempel til et sammendrag på Slack. Filteret kan referere til det som kom før: utløst av en betalt faktura, gjennomgår facture eq {{_id}} detaljradene til den.

Utover grensen venter de gjenstående radene til neste kjøring, som sier ifra om det: la filteret utelukke dem som allerede er behandlet – en «Relancée»-avkrysningsboks, en dato – for å behandle dem alle etter hvert som kjøringene skjer. En løkke kan ikke inneholde en annen, og en kjøring stopper etter to minutter.

Vent

Trinnet Vent setter kjøringen på pause – tre timer, to dager – eller til datoen i et felt i en rad, med en forskyvning og et klokkeslett: «dagen før forfall, kl. 9». Kjøringen vises som På pause på fanen Kjøringer, med datoen den gjenopptas.

Den fortsetter til neste trinn ved å lese radene sine på nytt: «tre dager etter at tilbudet er sendt, hvis det fortsatt ikke er godtatt, purre» skrives som Vent 3 dager, deretter en betingelse på tilbudets status, slik den er den dagen. Deaktiverer du automatiseringen, stoppes kjøringer som er på pause; en venting kan ikke plasseres i en løkke eller i en Prøv-blokk, og varer høyst ett år.

Prøv

Blokken Prøv har to grener. Den første kjøres; hvis ett av trinnene i den mislykkes, fortsetter flyten med den andre, Ved feil, som viser til feilen – {{e4.erreur}}, koden, og {{e4.etape}}, trinnet –, og fortsetter deretter etter blokken. Dette gjør det mulig å varsle noen når en tjeneste ikke svarer, uten å stoppe alt.

Enklere sagt: en webhook kan prøve på nytt helt av seg selv, opptil tre ganger etter et avbrudd i tjenesten, og en løkke kan fortsette selv om en rad mislyktes.

En PDF og en e-post

Generer en PDF lager dokumentet til en rad – med en dokumentmal fra tabellen, eller raddetaljene med alle feltene dens – og kan legge det i et Fil-felt. Send en e-post kan deretter legge det ved, med filene fra et Fil- eller Bilde-felt:

• en e-post til hver, eller én, til alle, med mottakere i kopi;
• en melding i formatert tekst – fet, lister, lenker – som refererer til raden;
• en svaradresse: din egen som standard, eller den i et E-post-felt;
• opptil 50 mottakere, 10 vedlegg og 15 MB.

«Når et tilbud går til Godkjent, send fakturaen til kunden, med regnskap i kopi»: En rad kommer inn i et filter statut eq "accepte", Generer en PDF med malen Faktura, Send en e-post til kundens E-post-felt, med fakturaen vedlagt.

En tjeneste som kaller basedb

Med utløseren En webhook mottas får automatiseringen sin egen hemmelige adresse, som du gir til programvaren som skal starte den – en nettbutikk, et eksternt skjema, et automatiseringsverktøy:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Trinnene viser til det den har sendt: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; et skjema leses på samme måte, en tekst med {{trigger.texte}}. Adressen kopieres fra utløserens innstillinger; Endre adresse erstatter den, og den gamle opphører umiddelbart. Et kall får svaret 202, og automatiseringen kjører i løpet av et sekund.

Kall en tjeneste

Trinnet Kall en webhook sender som standard, i POST, automatiseringens data: den valgte raden og det de forrige trinnene har funnet eller skrevet. For å snakke med en tjeneste slik den forventer, stiller du inn:

• metoden: POST, PUT, PATCH, GET eller DELETE – de to siste uten brødtekst;
• adressen, som kan referere til noe etter verten sin – https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; hver verdi kodes der;
• headere, der verdien kan referere til noe: Idempotency-Key: {{_id}};
• brødteksten: automatiseringens data, en JSON å sette sammen, et skjema (et par nøkkel=verdi per linje) eller en tekst. I en JSON er en referanse i anførselstegn tekst, og utenfor anførselstegn en verdi – et tall, ja eller nei, en liste:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

En API-nøkkel eller et token settes i en hemmelig header (hengelåsen): kryptert med instansnøkkelen vises den aldri igjen – verken på skjermen, i API-et eller til Copilot – og den sendes bare til verten du har gitt den til. Skifter adressens vert, må du gi den på nytt; Erstatt lar deg skrive inn en ny.

Spør KI

Som et KI-felt sender trinnet instruksjonen sin til leverandøren, der hver referanse er erstattet med verdien sin:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Du velger forventet svar – en fri eller kort tekst, et tall, ja eller nei, en dato, en nettadresse, eller et valg i en liste, som kan hentes fra et valgfelt. Modellen får beskjed om det, og et svar som ikke inneholder det, får trinnet til å mislykkes. De neste trinnene refererer til det med {{e1.reponse}}: i tittelen på en opprettet oppgave, en melding eller et valgfelt, der det plasseres på valget med samme etikett.

Det instruksjonen refererer til, sendes til leverandøren: trinnet ber om samtykket ditt, som må gis på nytt når instruksjonen endres. Hvert kall logges og telles, sammen med KI-feltene, i BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (300 per time som standard). KI gjør ingenting på egen hånd: det er trinnene som kommer etter den, som skriver eller varsler.

Referanser

Verdiene, meldingene og filtrene refererer til det som kom før, via knappen { } ved siden av hver tekst:

• {{Titre}}, {{_id}}: raden som utløste;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: raden som ble funnet, opprettet eller endret av trinnet e2 – hvert trinn viser identifikatoren sin på kortet;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: det webhooken e3 svarte;
• {{e4.reponse}}: svaret fra KI-trinnet e4;
• {{e5.client}} i løkken e5, gjennomgangens rad; {{e5.nombre}} etter den, antall rader den har gjennomgått;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: det trinnet e6 har talt;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: feilen som blokken Prøv e7 har fanget opp;
• {{e8.nom}}: navnet på PDF-en fra trinnet e8;
• {{trigger.client.nom}}: det en innkommende webhook har sendt;
• {{_maintenant}}: tidspunktet for kjøringen.

En verdi som består av én enkelt referanse, sender selve verdien: en relasjon, en person, et valg – slik kobles en opprettet rad til den et søk har funnet. I et filter er en referanse alltid en verdi som sammenlignes, aldri filterspråk.

Et trinn kan bare referere til det som med sikkerhet har skjedd før det: det en gren har funnet, kan ikke refereres til etter betingelsen. Editoren viser det på kortet før lagring.

Copilot

Copilot, i toppfeltet, åpner til høyre en samtale på naturlig språk om databasens automatiseringer: «når en oppgave går til gjennomgang, varsle personen som er tildelt», «legg til et KI-sammendrag i notatene», «hvorfor mislyktes den siste kjøringen?». Den svarer og foreslår en hel automatisering – den du har på skjermen, endret, eller en ny –, med en liste over hva som endres.

Ingenting lagres av Copilot: Legg på flyten viser forslaget i editoren, der du leser gjennom det før du lagrer – og Angre, på kortet, setter flyten tilbake slik den var. En ny automatisering åpnes i editoren, klar til å opprettes. Hvert forslag kontrolleres slik en lagring ville blitt; det som ikke holder, forkastes, og det sies ifra.

Som standard sendes bare strukturen til KI-leverandøren, sammen med samtalen: tabellene og feltene deres, databasens automatiseringer, den som er på skjermen slik editoren viser den, og de siste kjøringene av den – statusene og feilkodene deres, aldri en verdi. Personer og Slack-kanaler sendes under stedfortredere (p1, s1), aldri med identifikatoren sin. Avkrysningsboksen Tillat lesing av dataene lar Copilot, for samtalen, lese rader (høyst 50 per lesing), og hver lesing listes under svaret.

Test og følg opp

Test på en rad kjører den lagrede automatiseringen på en valgt rad, på ordentlig. Fanen Kjøringer tar vare på de 50 siste, i 30 dager: venter, pågår, vellykket, forkastet med årsak, mislyktes med kode. Velger du en, legges den på flyten – grenen som ble tatt, er tegnet opp, hvert trinn som ble utført, forteller hva det gjorde og hvor lang tid det tok, resten er nedtonet. I en løkke forteller hvert trinn også hvor mange ganger det ble kjørt.

Hvem den handler på vegne av

En automatisering handler med tillatelsene til personen som lagret den sist, vurdert på nytt ved hver kjøring: hvis denne personen mister en tillatelse, mislykkes trinnet som trengte den, i stedet for å gå videre, og et søk finner bare det vedkommende kan lese. Historikken viser den som «Automatisering ‹Tâche terminée› · på vegne av …», og skrivingene den gjør, kan angres som alle andre.

Begrensninger

• Det en automatisering skriver, utløser ingen andre: det som skal henge sammen, skrives i én og samme flyt, eller med Kjør en automatisering, høyst tre nivåer.
• Et søk gir én rad, den første; en løkke gjennomgår høyst 200 per kjøring. En kjøring varer høyst to minutter, venting ikke inkludert.
• Ingen skript. En e-post sendes via utsendingsserveren til instansen.
• En databasemal tar bare med automatiseringer uten søk, løkke, betingelse eller KI-trinn, og aldri en webhook.
• En webhook følger ingen omdirigering og venter høyst 10 sekunder; et annet svar enn 2xx gjør at trinnet mislykkes, etter sine gjentatte forsøk.
• En dato som kommer, sjekkes hvert minutt; bare de som kommer etter at automatiseringen ble lagret, telles.
• 100 kjøringer per time og per automatisering; et tapt timetidspunkt tas bare igjen én gang.
• Forsinkelsen mellom skrivingen og handlingen er i størrelsesorden ett sekund.