Automatiseringer

En automatisering siger hvornår, hvis og så: når en opgave skifter til »Fait«, notér tidspunktet; når en negativ anmeldelse kommer ind, giv den ansvarlige besked, og skriv på Slack; hver mandag kl. 9, opret rækken til teammødet. Og når én handling ikke er nok, følger den et flow: find en række, tag den ene eller den anden gren alt efter, hvad den siger, gentag trin for hver række, der matcher et filter, og genbrug i et trin det, som et tidligere trin har fundet eller skrevet, vente tre dage før en rykker, sende en PDF som vedhæftning.

De åbnes fra Automatiseringer i blokken for den åbne database nederst i sidepanelet og kræver niveauet Administrere.

Flowet

Flowet tegnes oppefra og ned: udløseren og derefter hvert trin. Et + på en linje åbner listen over trin, ordnet efter kategori — Rækker, Kommunikere, Dokumenter, AI, Logik — med en søgning, og tilføjer det valgte trin på det sted; et kort åbner sine indstillinger til højre. En enkel automatisering — en udløser og en handling — fylder to kort og indstilles som før.

Hvornår

Udløser	Indstillinger
En række oprettes	tabellen
En række ændres	tabellen og om nødvendigt kun de felter, der skal overvåges
På et fast tidspunkt	hver time, hver dag eller hver uge, på det valgte klokkeslæt og i den valgte tidszone
Der klikkes på en knap	et Knap-felt i tabellen
En række slettes	tabellen; trinnene citerer rækken, som den var
En række kommer ind i et filter	tabellen og filteret: automatiseringen starter, når en række kommer ind i det, og starter først igen, når den er kommet ud af det igen — »en faktura bliver forsinket«, ikke »en forsinket faktura ændres«
En dato indtræffer	et Dato-felt i tabellen, en forskydning — tre dage før, selve dagen, en uge efter — og klokkeslættet: rykkere for forfaldsdatoer, kontraktårsdage
En webhook modtages	intet: automatiseringen får sin egen adresse, som et andet program kalder (detaljer)

En udløser på rækker ser alle skrivninger: brugerfladen, API’et, en agent, en delt formular og endda direkte SQL — automatiseringerne tager udgangspunkt i historikken, som fanger dem alle.

Kun hvis

En valgfri betingelse i filtersproget — statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false — evalueret på rækken i det øjeblik, der skal handles. En kørsel, hvis betingelse ikke er opfyldt, bliver »sprunget over« og siger det.

Så

Op til fyrre trin, i rækkefølge; det første, der mislykkes, stopper de efterfølgende — undtagen i en Prøv-blok (detaljer).

Trin	Hvad det gør
Rediger en række	skriver værdier i den række, der udløste — eller i den, som et trin har fundet eller oprettet
Opret en række	i denne tabel eller en anden i databasen
Find en række	den første række i en tabel, der matcher et filter, så de efterfølgende trin kan citere eller redigere den
Giv nogen besked	en notifikation til udvalgte personer eller til personen i et Person-felt
Send en e-mail	til personer i teamet, til personen i et Person-felt, til adressen i et E-mail-felt — en kunde, en leverandør — eller til skrevne adresser; emnet og teksten citerer rækken og de foregående trin
Kald en webhook	en HTTPS-anmodning til en tjeneste — metode, adresse, headere og brødtekst, som du selv bestemmer (detaljer); svaret kan derefter citeres
Send til Slack	en besked i en forbundet kanal
Spørg AI	et svar fra AI-udbyderen på en instruktion, der citerer rækken og de tidligere trin — skriv, opsummér, klassificér —, læst som en tekst, et tal, ja eller nej, en dato eller et valg fra en liste
Betingelse	flere grene: den første, hvis betingelse er opfyldt, tages, »Ellers« når ingen er det; grenene mødes igen bagefter
For hver række	de trin, den indeholder, én gang for hver række i en tabel, der matcher et filter (detaljer)
Slette en række	rækken, der udløste, eller den, et trin har fundet — den går i papirkurven
Tælle og summere	antallet af rækker i et filter, deres sum, deres gennemsnit, deres minimum eller maksimum, til at citere eller teste bagefter
Generer en PDF	dokumentet for en række, lagt i et Fil-felt eller sendt som vedhæftning til en e-mail
Vent	en varighed, eller indtil datoen i et felt (detaljer)
Prøv	nogle trin, og andre, der skal udføres, hvis ét af dem mislykkes (detaljer)
Start en automatisering	en anden automatisering i databasen, på en række i dens tabel

En søgning, der ikke finder noget, stopper ikke flowet: de trin, der skulle redigere dens række, springes over. Vil du gøre noget andet i det tilfælde, tilføjer Hvis ingen række findes … under søgningen en betingelse, der tester det.

En betingelse tester en række med et filter, eller en værdi: AI’ens svar, koden fra en webhook, en total — »{{e2.reponse}} er lig med Urgent«, »{{e3.somme.montant}} er større end eller lig med 1000«. Tal sammenlignes som tal, tekster uden accenter eller store bogstaver.

For hver række

Trinnet For hver række læser de rækker i en tabel, der matcher dets filter — tomt: alle —, i den valgte rækkefølge, op til dets grænse (50 som standard, højst 200), og udfører derefter én gang for hver af dem de trin, der er placeret i dets ramme. »Hver mandag, ryk for ubetalte fakturaer« skrives: På et fast tidspunkt, derefter For hver række af fakturaer payee eq false and relancee eq false, og i løkken en e-mail til fakturaens kontakt og Rediger en række, der afkrydser »Relancée«.

I løkken navngiver trinnets id gennemgangens række: {{e1.client}} citerer den, og Rediger en række foreslår den blandt de rækker, der kan redigeres. Efter løkken fortæller {{e1.nombre}}, hvor mange rækker den har gennemgået — til en opsummering på Slack, for eksempel. Filteret kan citere det foregående: udløst af en betalt faktura, facture eq {{_id}} gennemgår dens detaljelinjer.

Ud over grænsen venter de resterende rækker på den næste kørsel, som siger det: sørg for, at de behandlede rækker falder uden for filteret — et afkrydsningsfelt »relancée«, en dato — så de alle bliver behandlet hen over flere kørsler. En løkke kan ikke indeholde en anden, og en kørsel stopper efter to minutter.

Vent

Trinnet Vent sætter kørslen på pause — tre timer, to dage — eller indtil datoen i et felt på en række, med en forskydning og et klokkeslæt: »dagen før forfaldsdatoen, kl. 9«. Kørslen vises som På pause under fanen Kørsler, med datoen for dens genoptagelse.

Den genoptager ved det næste trin ved at genindlæse sine rækker: »tre dage efter afsendelsen af tilbuddet, hvis det stadig ikke er accepteret, ryk« skrives som Vent 3 dage, derefter en betingelse på tilbuddets status, som den er den dag. Deaktivering af automatiseringen stopper kørsler, der er på pause; en ventetid kan ikke placeres i en løkke eller i en Prøv-blok, og varer højst et år.

Prøv

Blokken Prøv har to grene. Den første udføres; hvis et af dens trin mislykkes, fortsætter flowet med den anden, Ved fejl, som citerer fejlen — {{e4.erreur}}, koden, og {{e4.etape}}, trinnet —, og fortsætter derefter efter blokken. Det gør det muligt at give nogen besked, når en tjeneste ikke svarer, uden at stoppe alt.

Mere enkelt: en webhook kan gentage sig selv op til tre gange efter en fejl i tjenesten, og en løkke kan fortsætte, selv om en række er mislykket.

En PDF og en e-mail

Generer en PDF laver dokumentet for en række — med en dokumentskabelon for dens tabel, eller oversigten over alle dens felter — og kan lægge det i et Fil-felt. Send en e-mail kan derefter vedhæfte det, sammen med filerne fra et Fil- eller Billede-felt:

• en e-mail til hver enkelt, eller én enkelt til alle, med modtagere i kopi;
• en besked i formateret tekst — fed, lister, links — der citerer rækken;
• en svaradresse: din egen som standard, eller adressen fra et E-mail-felt;
• op til 50 modtagere, 10 vedhæftede filer og 15 MB.

»Når et tilbud går til Accepteret, send fakturaen til kunden, bogholderiet i kopi«: En række kommer ind i et filter statut eq "accepte", Generer en PDF med skabelonen Faktura, Send en e-mail til kundens E-mail-felt, med fakturaen vedhæftet.

En tjeneste, der kalder basedb

Med udløseren En webhook modtages har automatiseringen sin egen hemmelige adresse, som skal gives til det program, der skal starte den — en webshop, en ekstern formular, et automatiseringsværktøj:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Trinnene citerer det, der er sendt: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; en formular læses på samme måde, en tekst med {{trigger.texte}}. Adressen kopieres fra udløserens indstillinger; Skift adresse erstatter den, og den gamle ophører med det samme. Et kald får 202 som svar, og automatiseringen kører i løbet af sekundet.

Kald en tjeneste

Trinnet Kald en webhook sender som standard automatiseringens data som en POST: den valgte række og det, de foregående trin har fundet eller skrevet. For at tale med en tjeneste, som den forventer det, indstiller du:

• metoden: POST, PUT, PATCH, GET eller DELETE — de to sidste uden brødtekst;
• adressen, der kan citere efter sin vært — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; hver værdi kodes der;
• headere, hvis værdi kan citere: Idempotency-Key: {{_id}};
• brødteksten: automatiseringens data, en JSON at sammensætte, en formular (et nøgle=værdi-par pr. linje) eller en tekst. I en JSON er et citat i anførselstegn tekst, og uden for anførselstegn en værdi — et tal, ja eller nej, en liste:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

En API-nøgle eller et token sættes i en hemmelig header (hængelåsen): krypteret med instansnøglen bliver den aldrig vist igen — hverken på skærmen, via API’et eller til Copilot — og sendes kun til den vært, du har givet den til. Skifter adressens vært, skal værdien gives igen; Erstat indtaster en ny.

Spørg AI

Ligesom et AI-felt sender trinnet sin instruktion til udbyderen, hvor hvert citat er erstattet af sin værdi:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Du vælger det forventede svar — en fri eller kort tekst, et tal, ja eller nej, en dato, en webadresse eller et valg fra en liste, som kan hentes fra et Enkeltvalg-felt. Modellen får det at vide, og et svar, der ikke indeholder et sådant, får trinnet til at mislykkes. De efterfølgende trin citerer det med {{e1.reponse}}: i titlen på en oprettet opgave, i en besked eller i et Enkeltvalg-felt, hvor det placeres under valget med samme etiket.

Det, instruktionen citerer, sendes til udbyderen: trinnet beder om dit samtykke, som skal gives igen, når instruktionen ændres. Hvert kald logges og tæller, sammen med AI-felterne, med i BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (300 i timen som standard). AI gør intet af sig selv: det er de trin, der er placeret efter den, som skriver eller giver besked.

Citering

Værdier, beskeder og filtre citerer det foregående via knappen { } ved siden af hver tekst:

• {{Titre}}, {{_id}}: den række, der udløste;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: den række, der blev fundet, oprettet eller redigeret af trinnet e2 — hvert trin viser sit id på sit kort;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: det, webhooken e3 svarede;
• {{e4.reponse}}: svaret fra AI-trinnet e4;
• {{e5.client}} i løkken e5, gennemgangens række; {{e5.nombre}} efter den, antallet af gennemgåede rækker;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: det, trinnet e6 har talt;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: fejlen, som Prøv-blokken e7 har fanget;
• {{e8.nom}}: navnet på PDF’en fra trinnet e8;
• {{trigger.client.nom}}: det, en indgående webhook har sendt;
• {{_maintenant}}: tidspunktet for kørslen.

En værdi, der består af ét enkelt citat, overfører selve værdien: en relation, en person, et valg — sådan forbindes en oprettet række med den, som en søgning har fundet. I et filter er et citat altid en værdi, der sammenlignes, aldrig filtersprog.

Et trin kan kun citere det, der med sikkerhed er sket før det: det, en gren har fundet, kan ikke længere citeres efter betingelsen. Editoren gør opmærksom på det på kortet, før der gemmes.

Copilot

Copilot i toppen åbner til højre en samtale på naturligt sprog om databasens automatiseringer: »når en opgave går til gennemsyn, så giv den tildelte person besked«, »tilføj et AI-resumé i noterne«, »hvorfor mislykkedes den seneste kørsel?«. Den svarer og foreslår en hel automatisering — den, du har på skærmen, ændret, eller en ny —, med en liste over, hvad der ændres.

Copilot gemmer intet: Placér i flowet viser forslaget i editoren, hvor du gennemlæser det, før du gemmer — og Annuller på kortet sætter flowet tilbage, som det var. En ny automatisering åbnes i editoren, klar til at blive oprettet. Hvert forslag kontrolleres, som en gemning ville blive det; det, der ikke holder, afvises, og det bliver sagt.

Som standard sendes kun strukturen til AI-udbyderen sammen med samtalen: tabellerne og deres felter, databasens automatiseringer, den på skærmen, sådan som editoren viser den, og dens seneste kørsler — deres status og fejlkoder, aldrig en værdi. Personer og Slack-kanaler sendes under pladsholdere (p1, s1), aldrig med deres id. Afkrydsningsfeltet Tillad læsning af data lader Copilot læse rækker i samtalen (højst 50 pr. læsning), og hver læsning listes under svaret.

Test og opfølgning

Test på en række kører den gemte automatisering på en valgt række, helt reelt. Fanen Kørsler gemmer de seneste 50 i 30 dage: afventer, i gang, lykkedes, sprunget over med sin årsag, mislykkedes med sin kode. Vælger du en, lægges den oven på flowet — den valgte gren tegnes op, hvert gennemført trin fortæller, hvad det gjorde, og hvor lang tid det tog, og resten nedtones. I en løkke fortæller hvert trin også, hvor mange gange det har kørt.

På hvis vegne den handler

En automatisering handler med tilladelserne for den person, der gemte den sidst, vurderet på ny ved hver kørsel: mister personen en tilladelse, mislykkes det trin, der havde brug for den, i stedet for at gå udenom, og en søgning finder kun det, personen kan læse. Historikken viser det som »Automatisering ›Tâche terminée‹ · på vegne af …«, og dens skrivninger kan fortrydes som alle andre.

Begrænsninger

• Det, en automatisering skriver, udløser ingen andre: det, der skal hænge sammen, skrives i ét flow, eller med Start en automatisering, højst tre niveauer.
• En søgning giver én række, den første; en løkke gennemgår højst 200 pr. kørsel. En kørsel varer højst to minutter, ventetid ikke talt med.
• Ingen scripts. En e-mail sendes via instansens afsendelsesserver.
• En databaseskabelon medtager kun automatiseringer uden søgning, løkke, betingelse eller AI-trin, og aldrig en webhook.
• En webhook følger ikke omdirigeringer og venter højst 10 sekunder; et andet svar end 2xx får trinnet til at mislykkes, efter dets gentagelser.
• En dato, der indtræffer, kontrolleres hvert minut; kun de, der er indtruffet efter automatiseringen blev gemt, tælles.
• 100 kørsler i timen pr. automatisering; et mistet tidspunkt i en tidsplan indhentes kun én gang.
• Forsinkelsen mellem skrivningen og handlingen er i størrelsesordenen et sekund.