Automatisations

Une automatisation dit quand, si et alors : quand une tâche passe à « Fait », noter l’heure ; quand un avis négatif arrive, prévenir la responsable et écrire sur Slack ; chaque lundi à 9 h, créer la ligne du point d’équipe. Et quand une action ne suffit pas, elle suit un flux : chercher une ligne, prendre un chemin ou un autre selon ce qu’elle dit, répéter des étapes sur chaque ligne qui répond à un filtre, réutiliser dans une étape ce qu’une étape précédente a trouvé ou écrit, attendre trois jours avant une relance, envoyer un PDF en pièce jointe.

Elles s’ouvrent depuis Automatisations, dans le bloc de la base ouverte en bas de la barre latérale, et demandent le niveau Gestion.

Le flux

Le flux se dessine de haut en bas : le déclencheur, puis chaque étape. Un + sur un trait ouvre la liste des étapes, rangées par catégorie — Lignes, Communiquer, Documents, IA, Logique — avec une recherche, et ajoute celle choisie à cet endroit ; une carte ouvre ses réglages à droite. Une automatisation simple — un déclencheur et une action — tient en deux cartes, et se règle comme avant.

Quand

Déclencheur	Réglages
Une ligne est créée	la table
Une ligne est modifiée	la table, et au besoin les seuls champs à surveiller
À heure fixe	toutes les heures, chaque jour ou chaque semaine, à l’heure et dans le fuseau choisis
On clique sur un bouton	un champ Bouton de la table
Une ligne est supprimée	la table ; les étapes citent la ligne telle qu’elle était
Une ligne entre dans un filtre	la table et le filtre : l’automatisation part quand une ligne y entre, et ne repart qu’après en être sortie — « une facture passe en retard », pas « une facture en retard est modifiée »
Une date arrive	un champ Date de la table, un décalage — trois jours avant, le jour même, une semaine après — et l’heure : relances d’échéance, anniversaires de contrat
Un webhook est reçu	rien : l’automatisation reçoit sa propre adresse, qu’un autre logiciel appelle (détails)

Un déclencheur sur les lignes voit toutes les écritures : l’interface, l’API, un agent, un formulaire partagé, et même le SQL direct — les automatisations partent de l’historique, qui les capture toutes.

Seulement si

Une condition facultative, dans le langage des filtres — statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false — évaluée sur la ligne au moment d’agir. Une exécution dont la condition n’est pas remplie est « écartée », et le dit.

Alors

Jusqu’à quarante étapes, dans l’ordre ; la première qui échoue arrête les suivantes — sauf dans un bloc Essayer (détails).

Étape	Ce qu’elle fait
Modifier une ligne	écrit des valeurs dans la ligne qui a déclenché — ou dans celle qu’une étape a trouvée ou créée
Créer une ligne	dans cette table ou une autre de la base
Chercher une ligne	la première ligne d’une table qui répond à un filtre, pour que les étapes suivantes la citent ou la modifient
Prévenir quelqu’un	une notification à des personnes choisies, ou à celle d’un champ Personne
Envoyer un courriel	à des personnes de l’équipe, à celle d’un champ Personne, à l’adresse d’un champ E-mail — un client, un fournisseur — ou à des adresses écrites ; l’objet et le texte citent la ligne et les étapes précédentes
Appeler un webhook	une requête HTTPS vers un service — méthode, adresse, en-têtes et corps à votre main (détails) ; sa réponse se cite ensuite
Envoyer sur Slack	un message dans un canal connecté
Demander à l’IA	une réponse du fournisseur d’IA à une consigne qui cite la ligne et les étapes précédentes — rédiger, résumer, classer —, lue comme un texte, un nombre, oui ou non, une date ou un choix dans une liste
Condition	plusieurs chemins : le premier dont la condition est remplie est pris, « Sinon » quand aucun ne l’est ; les chemins se rejoignent ensuite
Pour chaque ligne	les étapes qu’elle contient, une fois pour chaque ligne d’une table qui répond à un filtre (détails)
Supprimer une ligne	la ligne qui a déclenché, ou celle qu’une étape a trouvée — elle va à la corbeille
Compter et additionner	le nombre de lignes d’un filtre, leur somme, leur moyenne, leur minimum ou maximum, à citer ou à tester ensuite
Générer un PDF	le document d’une ligne, rangé dans un champ Document ou joint à un courriel
Attendre	une durée, ou jusqu’à la date d’un champ (détails)
Essayer	des étapes, et d’autres à faire si l’une d’elles échoue (détails)
Lancer une automatisation	une autre automatisation de la base, sur une ligne de sa table

Une recherche qui ne trouve rien n’arrête pas le flux : les étapes qui devaient modifier sa ligne sont passées. Pour faire autre chose dans ce cas, Si aucune ligne n’est trouvée…, sous la recherche, ajoute une condition qui le teste.

Une condition teste une ligne avec un filtre, ou une valeur : la réponse de l’IA, le code d’un webhook, un total — « {{e2.reponse}} est égal à Urgent », « {{e3.somme.montant}} est supérieur ou égal à 1000 ». Les nombres se comparent en nombres, les textes sans accents ni majuscules.

Pour chaque ligne

L’étape Pour chaque ligne lit les lignes d’une table qui répondent à son filtre — vide : toutes —, dans l’ordre choisi, jusqu’à sa limite (50 par défaut, 200 au plus), puis exécute une fois pour chacune les étapes placées dans son cadre. « Chaque lundi, relancer les factures impayées » s’écrit : À heure fixe, puis Pour chaque ligne des factures payee eq false and relancee eq false, et dans la boucle un courriel au contact de la facture et Modifier une ligne qui coche « Relancée ».

Dans la boucle, l’identifiant de l’étape nomme la ligne du tour : {{e1.client}} la cite, et Modifier une ligne la propose parmi les lignes à modifier. Après la boucle, {{e1.nombre}} dit combien de lignes elle a parcourues — pour un récapitulatif sur Slack, par exemple. Le filtre peut citer ce qui précède : déclenchée par une facture payée, facture eq {{_id}} parcourt ses lignes de détail.

Au-delà de la limite, les lignes restantes attendent la prochaine exécution, qui le signale : faites sortir du filtre celles qui sont traitées — une case « relancée », une date — pour les traiter toutes au fil des exécutions. Une boucle ne contient pas d’autre boucle, et une exécution s’arrête au bout de deux minutes.

Attendre

L’étape Attendre met l’exécution en pause — trois heures, deux jours — ou jusqu’à la date d’un champ d’une ligne, avec un décalage et une heure : « la veille de l’échéance, à 9 h ». L’exécution apparaît En pause dans l’onglet Exécutions, avec la date de sa reprise.

Elle reprend à l’étape suivante en relisant ses lignes : « trois jours après l’envoi du devis, s’il n’est toujours pas accepté, relancer » s’écrit Attendre 3 jours, puis une condition sur le statut du devis, tel qu’il est ce jour-là. Désactiver l’automatisation arrête les exécutions en pause ; une attente ne se place ni dans une boucle ni dans un bloc Essayer, et dure un an au plus.

Essayer

Le bloc Essayer a deux chemins. Le premier est exécuté ; si l’une de ses étapes échoue, le flux continue par le second, En cas d’échec, qui cite l’échec — {{e4.erreur}}, le code, et {{e4.etape}}, l’étape —, puis reprend après le bloc. De quoi prévenir quelqu’un quand un service ne répond pas, sans tout arrêter.

Plus simplement : un webhook peut réessayer de lui-même jusqu’à trois fois après une panne du service, et une boucle peut continuer malgré une ligne en échec.

Un PDF et un courriel

Générer un PDF fait le document d’une ligne — avec un modèle de document de sa table, ou la fiche de tous ses champs — et peut le ranger dans un champ Document. Envoyer un courriel peut ensuite le joindre, avec les fichiers d’un champ Document ou Image :

• un courriel à chacun, ou un seul à tous, avec des destinataires en copie ;
• un message en texte riche — gras, listes, liens — qui cite la ligne ;
• une adresse de réponse : la vôtre par défaut, ou celle d’un champ E-mail ;
• jusqu’à 50 destinataires, 10 pièces jointes et 15 Mo.

« Quand un devis passe à Accepté, envoyer la facture au client, la comptabilité en copie » : Une ligne entre dans un filtre statut eq "accepte", Générer un PDF avec le modèle Facture, Envoyer un courriel au champ E-mail du client, la facture jointe.

Un service qui appelle basedb

Avec le déclencheur Un webhook est reçu, l’automatisation a sa propre adresse secrète, à donner au logiciel qui doit la lancer — une boutique en ligne, un formulaire externe, un outil d’automatisation :

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Les étapes citent ce qu’il a envoyé : {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}} ; un formulaire se lit de même, un texte par {{trigger.texte}}. L’adresse se copie depuis les réglages du déclencheur ; Changer d’adresse la remplace, et l’ancienne cesse aussitôt. Un appel reçoit 202, l’automatisation tourne dans la seconde.

Appeler un service

L’étape Appeler un webhook envoie par défaut, en POST, les données de l’automatisation : la ligne choisie et ce que les étapes précédentes ont trouvé ou écrit. Pour parler à un service tel qu’il l’attend, on règle :

• la méthode : POST, PUT, PATCH, GET ou DELETE — ces deux derniers sans corps ;
• l’adresse, qui peut citer après son hôte — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}} ; chaque valeur y est encodée ;
• des en-têtes, dont la valeur peut citer : Idempotency-Key: {{_id}} ;
• le corps : les données de l’automatisation, un JSON à composer, un formulaire (une paire clé=valeur par ligne) ou un texte. Dans un JSON, une citation entre guillemets est du texte, et hors guillemets une valeur — un nombre, oui ou non, une liste :

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Une clé d’API ou un jeton se met dans un en-tête secret (le cadenas) : chiffré par la clé de l’instance, il n’est plus jamais affiché — ni à l’écran, ni par l’API, ni au Copilot — et ne part que vers l’hôte pour lequel vous l’avez donné. Changer l’hôte de l’adresse demande de le redonner ; Remplacer en saisit un nouveau.

Demander à l’IA

Comme un champ IA, l’étape envoie au fournisseur sa consigne, où chaque citation est remplacée par sa valeur :

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

On choisit la réponse attendue — un texte libre ou court, un nombre, oui ou non, une date, une adresse web, ou un choix dans une liste, que l’on peut reprendre d’un champ Choix. Le modèle en est averti, et une réponse qui n’en contient pas fait échouer l’étape. Les étapes suivantes la citent par {{e1.reponse}} : dans le titre d’une tâche créée, un message, ou un champ Choix, où elle est rangée au choix de même libellé.

Ce que la consigne cite part chez le fournisseur : l’étape demande votre accord, à redonner quand la consigne change. Chaque appel est journalisé et compte, avec les champs IA, dans BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (300 par heure par défaut). L’IA ne fait rien d’elle-même : ce sont les étapes posées après elle qui écrivent ou préviennent.

Citer

Les valeurs, les messages et les filtres citent ce qui précède, depuis le bouton { } à côté de chaque texte :

• {{Titre}}, {{_id}} : la ligne qui a déclenché ;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}} : la ligne trouvée, créée ou modifiée par l’étape e2 — chaque étape porte son identifiant sur sa carte ;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}} : ce qu’a répondu le webhook e3 ;
• {{e4.reponse}} : la réponse de l’étape IA e4 ;
• {{e5.client}} dans la boucle e5, la ligne du tour ; {{e5.nombre}} après elle, le nombre de lignes parcourues ;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}} : ce qu’a compté l’étape e6 ;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}} : l’échec qu’a rattrapé le bloc Essayer e7 ;
• {{e8.nom}} : le nom du PDF de l’étape e8 ;
• {{trigger.client.nom}} : ce qu’a envoyé un webhook entrant ;
• {{_maintenant}} : l’instant de l’exécution.

Une valeur faite d’une seule citation passe la valeur elle-même : une relation, une personne, un choix — c’est ainsi qu’une ligne créée se relie à celle qu’une recherche a trouvée. Dans un filtre, une citation est toujours une valeur comparée, jamais du langage de filtre.

Une étape ne peut citer que ce qui a eu lieu à coup sûr avant elle : ce qu’un chemin a trouvé ne se cite plus après la condition. L’éditeur le signale sur la carte avant l’enregistrement.

Le Copilot

Copilot, dans l’en-tête, ouvre à droite une conversation en langage naturel sur les automatisations de la base : « quand une tâche passe en revue, préviens la personne assignée », « ajoute un résumé par l’IA dans les notes », « pourquoi la dernière exécution a-t-elle échoué ? ». Il répond et propose une automatisation entière — celle que vous avez à l’écran, modifiée, ou une nouvelle —, avec la liste de ce qui change.

Rien n’est enregistré par le Copilot : Poser sur le flux montre la proposition dans l’éditeur, où vous la relisez avant d’enregistrer — et Annuler, sur la carte, rend le flux tel qu’il était. Une nouvelle automatisation s’ouvre dans l’éditeur, à créer. Chaque proposition est vérifiée comme le serait un enregistrement ; ce qui ne tient pas est écarté, et dit.

Par défaut, seule la structure part chez le fournisseur d’IA, avec la conversation : les tables et leurs champs, les automatisations de la base, celle à l’écran telle que l’éditeur la montre, et ses dernières exécutions — leurs statuts et leurs codes d’erreur, jamais une valeur. Les personnes et les canaux Slack partent sous des repères (p1, s1), jamais par leur identifiant. La case Autoriser la lecture des données permet au Copilot, pour la conversation, de lire des lignes (50 au plus par lecture), chaque lecture listée sous sa réponse.

Tester, suivre

Tester sur une ligne exécute l’automatisation enregistrée sur une ligne choisie, pour de vrai. L’onglet Exécutions garde les 50 dernières, 30 jours : en attente, en cours, réussie, écartée avec sa raison, échouée avec son code. En choisir une la pose sur le flux — le chemin pris est tracé, chaque étape passée dit ce qu’elle a fait et en combien de temps, le reste est estompé. Dans une boucle, chaque étape dit aussi combien de fois elle a tourné.

Au nom de qui elle agit

Une automatisation agit avec les droits de la personne qui l’a enregistrée en dernier, redécidés à chaque exécution : si cette personne perd un droit, l’étape qui en avait besoin échoue au lieu de passer outre, et une recherche ne trouve que ce qu’elle peut lire. L’historique l’affiche « Automatisation « Tâche terminée » · au nom de … », et ses écritures s’annulent comme les autres.

Limites

• Ce qu’écrit une automatisation n’en déclenche aucune autre : ce qui doit s’enchaîner s’écrit dans un seul flux, ou par Lancer une automatisation, trois niveaux au plus.
• Une recherche donne une ligne, la première ; une boucle en parcourt 200 au plus par exécution. Une exécution dure deux minutes au plus, attentes non comprises.
• Pas de script. Un courriel part par le serveur d’envoi de l’instance.
• Un modèle de base n’emporte que les automatisations sans recherche, boucle, condition ni étape IA, et jamais un webhook.
• Un webhook ne suit pas de redirection et attend 10 secondes au plus ; une réponse autre que 2xx fait échouer l’étape, après ses réessais.
• Une date qui arrive est cherchée chaque minute ; seules comptent celles arrivées après l’enregistrement de l’automatisation.
• 100 exécutions par heure et par automatisation ; une échéance horaire manquée n’est rattrapée qu’une fois.
• Le délai entre l’écriture et l’action est de l’ordre de la seconde.