Automatisierungen

Eine Automatisierung sagt wann, falls und dann: Wenn eine Aufgabe auf „Fait“ wechselt, die Uhrzeit festhalten; wenn eine negative Bewertung eingeht, die Verantwortliche benachrichtigen und in Slack schreiben; jeden Montag um 9 Uhr die Zeile für das Teammeeting anlegen. Und wenn eine Aktion nicht genügt, folgt sie einem Ablauf: eine Zeile suchen, je nach deren Inhalt den einen oder anderen Zweig nehmen, Schritte auf jeder Zeile wiederholen, die einem Filter entspricht, in einem Schritt wiederverwenden, was ein vorheriger Schritt gefunden oder geschrieben hat, drei Tage vor einer Mahnung warten, ein PDF als Anhang senden.

Sie öffnen sich über Automatisierungen im Block der geöffneten Datenbank unten in der Seitenleiste und erfordern die Stufe Verwalten.

Der Ablauf

Der Ablauf wird von oben nach unten gezeichnet: der Auslöser, dann jeder Schritt. Ein + auf einer Linie öffnet die Liste der Schritte, nach Kategorie geordnet – Zeilen, Kommunizieren, Dokumente, KI, Logik – mit einer Suche, und fügt den gewählten an dieser Stelle hinzu; eine Karte öffnet ihre Einstellungen rechts. Eine einfache Automatisierung – ein Auslöser und eine Aktion – passt auf zwei Karten und wird eingestellt wie bisher.

Wann

Auslöser	Einstellungen
Eine Zeile wird angelegt	die Tabelle
Eine Zeile wird geändert	die Tabelle und bei Bedarf nur die zu überwachenden Felder
Zu fester Uhrzeit	stündlich, täglich oder wöchentlich, zur gewählten Uhrzeit und in der gewählten Zeitzone
Klick auf eine Schaltfläche	ein Feld Schaltfläche der Tabelle
Eine Zeile wird gelöscht	die Tabelle; die Schritte zitieren die Zeile, wie sie war
Eine Zeile tritt in einen Filter ein	die Tabelle und der Filter: Die Automatisierung startet, wenn eine Zeile eintritt, und erst wieder, nachdem sie ihn verlassen hat – „eine Rechnung wird überfällig“, nicht „eine überfällige Rechnung wird geändert“
Ein Datum tritt ein	ein Datumsfeld der Tabelle, ein Versatz – drei Tage vorher, am selben Tag, eine Woche danach – und die Uhrzeit: Fristerinnerungen, Vertragsjubiläen
Ein Webhook wird empfangen	nichts: Die Automatisierung erhält ihre eigene Adresse, die eine andere Software aufruft (Details)

Ein Auslöser auf Zeilen sieht alle Schreibvorgänge: die Oberfläche, die API, einen Agenten, ein freigegebenes Formular und sogar direktes SQL – Automatisierungen gehen vom Verlauf aus, der sie alle erfasst.

Nur falls

Eine optionale Bedingung in der Filtersprache – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false –, ausgewertet auf der Zeile im Moment des Handelns. Eine Ausführung, deren Bedingung nicht erfüllt ist, wird „übersprungen“ und sagt das.

Dann

Bis zu vierzig Schritte, der Reihe nach; der erste, der fehlschlägt, stoppt die folgenden – außer in einem Block Versuchen (Details).

Schritt	Was er tut
Zeile bearbeiten	schreibt Werte in die auslösende Zeile – oder in die, die ein Schritt gefunden oder angelegt hat
Zeile anlegen	in dieser Tabelle oder einer anderen der Datenbank
Zeile suchen	die erste Zeile einer Tabelle, die einem Filter entspricht, damit die folgenden Schritte sie zitieren oder bearbeiten
Jemanden benachrichtigen	eine Benachrichtigung an ausgewählte Personen oder an die Person aus einem Feld Person
E-Mail senden	an Personen des Teams, an die aus einem Feld Person, an die Adresse aus einem Feld E-Mail – einen Kunden, einen Lieferanten – oder an eingegebene Adressen; Betreff und Text zitieren die Zeile und die vorherigen Schritte
Webhook aufrufen	eine HTTPS-Anfrage an einen Dienst – Methode, Adresse, Header und Text nach Ihrer Wahl (Details); seine Antwort lässt sich anschließend zitieren
An Slack senden	eine Nachricht in einen verbundenen Kanal
KI fragen	eine Antwort des KI-Anbieters auf eine Anweisung, die die Zeile und die vorherigen Schritte zitiert – verfassen, zusammenfassen, einordnen –, gelesen als Text, Zahl, Ja oder Nein, Datum oder Auswahl aus einer Liste
Bedingung	mehrere Zweige: Der erste, dessen Bedingung erfüllt ist, wird genommen, „Sonst“, wenn keiner es ist; die Zweige laufen danach wieder zusammen
Für jede Zeile	die Schritte, die sie enthält, einmal für jede Zeile einer Tabelle, die einem Filter entspricht (Details)
Zeile löschen	die Zeile, die ausgelöst hat, oder die, die ein Schritt gefunden hat – sie wandert in den Papierkorb
Zählen und addieren	die Anzahl der Zeilen eines Filters, ihre Summe, ihren Durchschnitt, ihr Minimum oder Maximum, um sie anschließend zu zitieren oder zu testen
PDF erstellen	das Dokument einer Zeile, abgelegt in einem Feld Datei oder einer E-Mail angehängt
Warten	eine Dauer, oder bis zum Datum eines Feldes (Details)
Versuchen	Schritte, und weitere, falls einer von ihnen fehlschlägt (Details)
Eine Automatisierung starten	eine andere Automatisierung der Datenbank, auf einer Zeile ihrer Tabelle

Eine Suche, die nichts findet, stoppt den Ablauf nicht: Die Schritte, die ihre Zeile bearbeiten sollten, werden übersprungen. Um in diesem Fall etwas anderes zu tun, fügt Wenn keine Zeile gefunden wird…, unter der Suche, eine Bedingung hinzu, die das prüft.

Eine Bedingung prüft eine Zeile mit einem Filter, oder einen Wert: die Antwort der KI, den Code eines Webhooks, eine Summe – „{{e2.reponse}} ist gleich Urgent“, „{{e3.somme.montant}} ist größer oder gleich 1000“. Zahlen werden zahlenweise verglichen, Texte ohne Rücksicht auf Akzente oder Groß- und Kleinschreibung.

Für jede Zeile

Der Schritt Für jede Zeile durchläuft die Zeilen einer Tabelle, die seinem Filter entsprechen – leer: alle –, in der gewählten Reihenfolge, bis zu seiner Grenze (standardmäßig 50, höchstens 200), und führt dann einmal für jede von ihnen die in seinem Rahmen platzierten Schritte aus. „Jeden Montag die unbezahlten Rechnungen mahnen“ schreibt sich so: Zu fester Uhrzeit, dann Für jede Zeile der Rechnungen payee eq false and relancee eq false, und in der Schleife eine E-Mail an den Kontakt der Rechnung sowie Zeile bearbeiten, das „Gemahnt“ ankreuzt.

In der Schleife benennt die Kennung des Schritts die Zeile der Runde: {{e1.client}} zitiert sie, und Zeile bearbeiten schlägt sie unter den zu bearbeitenden Zeilen vor. Nach der Schleife sagt {{e1.nombre}}, wie viele Zeilen sie durchlaufen hat – zum Beispiel für eine Zusammenfassung auf Slack. Der Filter kann zitieren, was vorausgeht: ausgelöst durch eine bezahlte Rechnung, durchläuft facture eq {{_id}} ihre Detailzeilen.

Über die Grenze hinaus warten die übrigen Zeilen auf die nächste Ausführung, die das anzeigt: Schließen Sie im Filter die bereits bearbeiteten aus – ein Kästchen „gemahnt“, ein Datum –, um sie im Lauf der Ausführungen alle zu bearbeiten. Eine Schleife enthält keine andere Schleife, und eine Ausführung endet nach spätestens zwei Minuten.

Warten

Der Schritt Warten setzt die Ausführung in Pause – drei Stunden, zwei Tage – oder bis zum Datum eines Feldes einer Zeile, mit einem Versatz und einer Uhrzeit: „am Vortag der Frist, um 9 Uhr“. Die Ausführung erscheint als Pausiert im Reiter Ausführungen, mit dem Datum ihrer Fortsetzung.

Sie setzt sich beim nächsten Schritt fort, indem sie ihre Zeilen neu einliest: „drei Tage nach dem Versand des Angebots, falls es immer noch nicht angenommen ist, nachfassen“ schreibt sich als Warten 3 Tage, dann eine Bedingung auf den Status des Angebots, wie er an diesem Tag ist. Die Automatisierung zu deaktivieren stoppt die pausierten Ausführungen; ein Warten lässt sich weder in einer Schleife noch in einem Block Versuchen platzieren, und dauert höchstens ein Jahr.

Versuchen

Der Block Versuchen hat zwei Zweige. Der erste wird ausgeführt; schlägt einer seiner Schritte fehl, läuft der Ablauf mit dem zweiten weiter, Bei einem Fehlschlag, der den Fehler zitiert – {{e4.erreur}}, den Code, und {{e4.etape}}, den Schritt –, und setzt sich danach nach dem Block fort. So lässt sich jemand benachrichtigen, wenn ein Dienst nicht antwortet, ohne alles zu stoppen.

Einfacher gesagt: Ein Webhook kann sich nach einem Ausfall des Dienstes bis zu drei Mal selbst erneut versuchen, und eine Schleife kann trotz einer fehlgeschlagenen Zeile weiterlaufen.

Ein PDF und eine E-Mail

PDF erstellen erzeugt das Dokument einer Zeile – mit einer Dokumentvorlage ihrer Tabelle, oder dem Datenblatt all ihrer Felder – und kann es in einem Feld Datei ablegen. E-Mail senden kann es anschließend anhängen, zusammen mit den Dateien eines Feldes Datei oder Bild:

• eine E-Mail an jeden, oder eine einzige an alle, mit Empfängern in Cc;
• eine Nachricht in formatiertem Text – fett, Listen, Links – die die Zeile zitiert;
• eine Antwortadresse: standardmäßig Ihre, oder die eines Feldes E-Mail;
• bis zu 50 Empfängern, 10 Anhängen und 15 MB.

„Wenn ein Angebot auf Accepté wechselt, die Rechnung an den Kunden senden, die Buchhaltung in Cc“: Eine Zeile tritt in einen Filter ein statut eq "accepte", PDF erstellen mit der Vorlage Rechnung, E-Mail senden an das Feld E-Mail des Kunden, die Rechnung angehängt.

Ein Dienst, der basedb aufruft

Mit dem Auslöser Ein Webhook wird empfangen erhält die Automatisierung ihre eigene geheime Adresse, die an die Software weitergegeben wird, die sie starten soll – einen Onlineshop, ein externes Formular, ein Automatisierungswerkzeug:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Die Schritte zitieren, was er gesendet hat: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; ein Formular liest sich ebenso, ein Text über {{trigger.texte}}. Die Adresse lässt sich aus den Einstellungen des Auslösers kopieren; Adresse ändern ersetzt sie, und die alte antwortet sofort nicht mehr. Ein Aufruf erhält 202, die Automatisierung läuft innerhalb einer Sekunde.

Einen Dienst aufrufen

Der Schritt Webhook aufrufen sendet standardmäßig per POST die Daten der Automatisierung: die gewählte Zeile und das, was die vorherigen Schritte gefunden oder geschrieben haben. Damit er mit einem Dienst so spricht, wie dieser es erwartet, stellen Sie ein:

• die Methode: POST, PUT, PATCH, GET oder DELETE – die beiden letzteren ohne Text;
• die Adresse, die nach ihrem Host zitieren kann – https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; jeder Wert wird darin codiert;
• Header, deren Wert zitieren kann: Idempotency-Key: {{_id}};
• den Text: die Daten der Automatisierung, ein JSON zum Schreiben, ein Formular (ein Schlüssel=Wert-Paar pro Zeile) oder ein Text. In einem JSON ist ein Zitat in Anführungszeichen Text, und außerhalb der Anführungszeichen ein Wert – eine Zahl, Ja oder Nein, eine Liste:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Ein API-Schlüssel oder ein Token kommt in einen geheimen Header (das Schloss-Symbol): durch den Schlüssel der Instanz verschlüsselt, wird er nie wieder angezeigt – weder auf dem Bildschirm, noch über die API, noch beim Copilot – und geht nur an den Host, für den Sie ihn angegeben haben. Ändert sich der Host der Adresse, muss er erneut eingegeben werden; Ersetzen erfasst einen neuen.

KI fragen

Wie ein KI-Feld sendet der Schritt dem Anbieter seine Anweisung, in der jedes Zitat durch seinen Wert ersetzt ist:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Sie wählen die erwartete Antwort – ein freier oder kurzer Text, eine Zahl, Ja oder Nein, ein Datum, eine Webadresse oder eine Auswahl aus einer Liste, die Sie aus einem Auswahlfeld übernehmen können. Das Modell wird darüber informiert, und eine Antwort, die keine solche enthält, lässt den Schritt fehlschlagen. Die folgenden Schritte zitieren sie mit {{e1.reponse}}: im Titel einer angelegten Aufgabe, in einer Nachricht oder in einem Auswahlfeld, wo sie der Option mit derselben Bezeichnung zugeordnet wird.

Was die Anweisung zitiert, geht an den Anbieter: Der Schritt verlangt Ihre Zustimmung, die bei jeder Änderung der Anweisung erneut zu geben ist. Jeder Aufruf wird protokolliert und zählt, zusammen mit den KI-Feldern, gegen BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (standardmäßig 300 pro Stunde). Die KI tut nichts von sich aus: Es sind die nach ihr gesetzten Schritte, die schreiben oder benachrichtigen.

Zitieren

Werte, Nachrichten und Filter zitieren, was vorausgeht, über die Schaltfläche { } neben jedem Text:

• {{Titre}}, {{_id}}: die auslösende Zeile;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: die Zeile, die Schritt e2 gefunden, angelegt oder bearbeitet hat – jeder Schritt trägt seine Kennung auf seiner Karte;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: was der Webhook e3 geantwortet hat;
• {{e4.reponse}}: die Antwort des KI-Schritts e4;
• {{e5.client}} in der Schleife e5, die Zeile der Runde; {{e5.nombre}} danach, die Anzahl der durchlaufenen Zeilen;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: was der Schritt e6 gezählt hat;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: der Fehler, den der Block Versuchen e7 aufgefangen hat;
• {{e8.nom}}: der Name des PDFs des Schritts e8;
• {{trigger.client.nom}}: was ein eingehender Webhook gesendet hat;
• {{_maintenant}}: der Zeitpunkt der Ausführung.

Ein Wert, der aus einem einzigen Zitat besteht, übergibt den Wert selbst: eine Verknüpfung, eine Person, eine Auswahl – so wird eine angelegte Zeile mit der verknüpft, die eine Suche gefunden hat. In einem Filter ist ein Zitat immer ein verglichener Wert, nie Filtersprache.

Ein Schritt kann nur zitieren, was mit Sicherheit vor ihm stattgefunden hat: Was ein Zweig gefunden hat, lässt sich nach der Bedingung nicht mehr zitieren. Der Editor zeigt das vor dem Speichern auf der Karte an.

Der Copilot

Copilot im Kopfbereich öffnet rechts eine Unterhaltung in natürlicher Sprache über die Automatisierungen der Datenbank: „Wenn eine Aufgabe in die Prüfung geht, benachrichtige die zugewiesene Person“, „Füge eine KI-Zusammenfassung in die Notizen ein“, „Warum ist die letzte Ausführung fehlgeschlagen?“. Er antwortet und schlägt eine vollständige Automatisierung vor – die auf dem Bildschirm, geändert, oder eine neue –, mit der Liste dessen, was sich ändert.

Der Copilot speichert nichts: Auf den Ablauf legen zeigt den Vorschlag im Editor, wo Sie ihn vor dem Speichern prüfen – und Abbrechen auf der Karte stellt den Ablauf wieder her, wie er war. Eine neue Automatisierung öffnet sich im Editor, noch anzulegen. Jeder Vorschlag wird geprüft, wie es ein Speichern würde; was nicht hält, wird verworfen, und das wird gesagt.

Standardmäßig geht nur die Struktur zusammen mit der Unterhaltung an den KI-Anbieter: die Tabellen und ihre Felder, die Automatisierungen der Datenbank, die auf dem Bildschirm so, wie der Editor sie zeigt, und ihre letzten Ausführungen – deren Status und Fehlercodes, nie ein Wert. Personen und Slack-Kanäle werden unter Platzhaltern (p1, s1) übermittelt, nie mit ihrer Kennung. Das Kästchen Lesen der Daten erlauben gestattet dem Copilot für diese Unterhaltung, Zeilen zu lesen (höchstens 50 pro Lesevorgang), wobei jeder Lesevorgang unter seiner Antwort aufgelistet wird.

Testen, verfolgen

An einer Zeile testen führt die gespeicherte Automatisierung auf einer gewählten Zeile aus, und zwar wirklich. Der Reiter Ausführungen bewahrt die letzten 50 für 30 Tage auf: wartend, laufend, erfolgreich, übersprungen mit Grund, fehlgeschlagen mit Code. Wählen Sie eine aus, wird sie auf den Ablauf gelegt – der genommene Zweig ist nachgezeichnet, jeder durchlaufene Schritt sagt, was er getan hat und wie lange es gedauert hat, der Rest ist ausgegraut. In einer Schleife sagt jeder Schritt außerdem, wie oft er durchlaufen wurde.

In wessen Namen sie handelt

Eine Automatisierung handelt mit den Berechtigungen der Person, die sie zuletzt gespeichert hat, bei jeder Ausführung neu entschieden: Verliert diese Person eine Berechtigung, schlägt der Schritt, der sie brauchte, fehl, statt sich darüber hinwegzusetzen, und eine Suche findet nur, was sie lesen darf. Der Verlauf zeigt sie als „Automatisierung ‚Tâche terminée‘ · im Namen von …“, und ihre Schreibvorgänge lassen sich wie alle anderen rückgängig machen.

Grenzen

• Was eine Automatisierung schreibt, löst keine andere aus: Was aufeinander folgen soll, gehört in einen einzigen Ablauf, oder über Eine Automatisierung starten, höchstens drei Ebenen tief.
• Eine Suche liefert eine Zeile, die erste; eine Schleife durchläuft höchstens 200 pro Ausführung. Eine Ausführung dauert höchstens zwei Minuten, Wartezeiten nicht eingerechnet.
• Kein Skript. Eine E-Mail wird über den E-Mail-Versand der Instanz verschickt.
• Eine Datenbankvorlage übernimmt nur Automatisierungen ohne Suche, Schleife, Bedingung oder KI-Schritt, und nie einen Webhook.
• Ein Webhook folgt keiner Weiterleitung und wartet höchstens 10 Sekunden; eine Antwort außer 2xx lässt den Schritt fehlschlagen, nach seinen Neuversuchen.
• Ein eintretendes Datum wird jede Minute gesucht; es zählen nur die, die nach dem Speichern der Automatisierung eintreten.
• 100 Ausführungen pro Stunde und pro Automatisierung; ein verpasster Zeitpunkt wird nur einmal nachgeholt.
• Die Verzögerung zwischen Schreibvorgang und Aktion liegt im Bereich einer Sekunde.