Automaatiot

Automaatio kertoo milloin, jos ja sitten: kun tehtävä siirtyy tilaan ”Fait”, kirjaa kellonaika; kun kielteinen arvio saapuu, ilmoita vastuuhenkilölle ja kirjoita Slackiin; joka maanantai klo 9 luo tiimipalaverin rivi. Ja kun yksi toiminto ei riitä, se seuraa työnkulkua: etsi rivi, valitse haara sen mukaan, mitä rivillä lukee, toista vaiheita jokaisella suodatinta vastaavalla rivillä, käytä vaiheessa uudelleen sitä, minkä aiempi vaihe löysi tai kirjoitti, odota kolme päivää ennen muistutusta ja lähetä PDF liitteenä.

Ne avataan kohdasta Automaatiot sivupalkin alaosan avoimen tietokannan lohkosta, ja ne vaativat Hallintaoikeus-tason.

Työnkulku

Työnkulku piirretään ylhäältä alas: käynnistin ja sitten jokainen vaihe. Viivan + avaa vaiheluettelon, joka on jaoteltu kategorioihin — Rivit, Viestintä, Asiakirjat, Tekoäly, Logiikka — ja sisältää hakukentän, ja lisää valitun vaiheen siihen kohtaan; kortti avaa asetuksensa oikealle. Yksinkertainen automaatio – käynnistin ja yksi toiminto – mahtuu kahteen korttiin ja määritetään kuten ennenkin.

Milloin

Käynnistin	Asetukset
Rivi luodaan	taulukko
Riviä muokataan	taulukko ja tarvittaessa vain seurattavat kentät
Tiettyyn aikaan	tunneittain, päivittäin tai viikoittain valittuna kellonaikana ja valitulla aikavyöhykkeellä
Painiketta napsautetaan	taulukon Painike-kenttä
Rivi poistetaan	taulukko; vaiheet viittaavat riviin sellaisena kuin se oli
Rivi täyttää suodattimen	taulukko ja suodatin: automaatio käynnistyy, kun rivi täyttää sen, ja käynnistyy uudelleen vasta sen jälkeen, kun rivi on poistunut suodattimesta — ”lasku muuttuu myöhässä olevaksi”, ei ”myöhässä olevaa laskua muokataan”
Päivämäärä saapuu	taulukon Päivämäärä-kenttä, siirtymä — kolme päivää aiemmin, samana päivänä, viikko jälkeenpäin — ja kellonaika: eräpäivän muistutukset, sopimuksen vuosipäivät
Webhook vastaanotetaan	ei mitään: automaatio saa oman osoitteensa, jota toinen ohjelmisto kutsuu (lisätiedot)

Rivien käynnistin näkee kaikki kirjoitukset: käyttöliittymän, API:n, agentin, jaetun lomakkeen ja jopa suoran SQL:n – automaatiot lähtevät liikkeelle historiasta, joka tallentaa ne kaikki.

Vain jos

Valinnainen ehto suodatinkielellä – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false – arvioidaan riville toiminnan hetkellä. Suoritus, jonka ehto ei täyty, ”ohitetaan”, ja se kerrotaan.

Sitten

Enintään neljäkymmentä vaihetta järjestyksessä; ensimmäinen epäonnistuva vaihe pysäyttää seuraavat — paitsi Yritä-lohkon sisällä (lisätiedot).

Vaihe	Mitä se tekee
Muokkaa riviä	kirjoittaa arvoja automaation käynnistäneeseen riviin – tai riviin, jonka jokin vaihe löysi tai loi
Luo rivi	tähän tai johonkin toiseen tietokannan taulukkoon
Etsi rivi	taulukon ensimmäinen suodattimeen täsmäävä rivi, jotta seuraavat vaiheet voivat viitata siihen tai muokata sitä
Ilmoita jollekulle	ilmoitus valituille henkilöille tai Henkilö-kentän henkilölle
Lähetä sähköposti	tiimin henkilöille, Henkilö-kentän henkilölle, E-mail-kentän osoitteeseen – asiakkaalle, toimittajalle – tai kirjoitettuihin osoitteisiin; aihe ja teksti viittaavat riviin ja aiempiin vaiheisiin
Kutsu webhookia	HTTPS-pyyntö palveluun — metodi, osoite, otsakkeet ja runko oman valintasi mukaan (lisätiedot); sen vastaukseen voi sitten viitata
Lähetä Slackiin	viesti yhdistettyyn kanavaan
Kysy tekoälyltä	tekoälypalveluntarjoajan vastaus kehotteeseen, joka viittaa riviin ja aiempiin vaiheisiin – kirjoita, tiivistä, luokittele –, luettuna tekstinä, lukuna, kyllä tai ei -vastauksena, päivämääränä tai luettelon valintana
Ehto	useita haaroja: ensimmäinen, jonka ehto täyttyy, valitaan, ja ”Muuten”, kun mikään ei täyty; haarat yhdistyvät sen jälkeen
Jokaiselle riville	sen sisältämät vaiheet, kerran jokaiselle taulukon riville, joka vastaa suodatinta (lisätiedot)
Poista rivi	automaation käynnistänyt rivi, tai vaiheen löytämä rivi — se siirtyy roskakoriin
Laske ja summaa	suodattimeen täsmäävien rivien määrä, niiden summa, keskiarvo, pienin tai suurin arvo — viitattavaksi tai testattavaksi myöhemmin
Luo PDF	rivin asiakirja, joka tallennetaan Tiedosto-kenttään tai liitetään sähköpostiin
Odota	aika, tai kunnes kentän päivämäärä saapuu (lisätiedot)
Yritä	vaiheita, ja muita tehtäväksi, jos jokin niistä epäonnistuu (lisätiedot)
Käynnistä automaatio	tietokannan toisen automaation, sen taulukon rivillä

Haku, joka ei löydä mitään, ei pysäytä työnkulkua: vaiheet, joiden piti muokata sen riviä, ohitetaan. Jos haluat tehdä siinä tapauksessa jotain muuta, Jos riviä ei löydy … haun alla lisää ehdon, joka testaa sen.

Ehto testaa rivin suodattimella, tai arvon: tekoälyn vastauksen, webhookin koodin, summan — ”{{e2.reponse}} on sama kuin Urgent”, ”{{e3.somme.montant}} on suurempi tai yhtä suuri kuin 1000”. Luvut verrataan lukuina, tekstit ilman aksentteja ja isoja kirjaimia.

Jokaiselle riville

Jokaiselle riville -vaihe lukee taulukon rivit, jotka vastaavat sen suodatinta — tyhjä: kaikki —, valitussa järjestyksessä, rajaansa asti (oletuksena 50, enintään 200), ja suorittaa sitten sen sisään sijoitetut vaiheet kerran jokaiselle riville. ”Muistuta joka maanantai maksamattomista laskuista” kirjoitetaan näin: Ajastettu, sitten Jokaiselle riville laskuista payee eq false and relancee eq false, ja silmukan sisällä sähköposti laskun yhteyshenkilölle sekä Muokkaa riviä, joka merkitsee valintaruudun ”Relancée”.

Silmukan sisällä vaiheen tunniste nimeää kierroksen rivin: {{e1.client}} viittaa siihen, ja Muokkaa riviä ehdottaa sitä muokattavien rivien joukossa. Silmukan jälkeen {{e1.nombre}} kertoo, kuinka monta riviä se kävi läpi — esimerkiksi Slack-yhteenvetoa varten. Suodatin voi viitata aiempaan: maksetun laskun käynnistämänä facture eq {{_id}} käy läpi sen erittelyrivit.

Rajan ylittävät rivit odottavat seuraavaa suoritusta, joka kertoo siitä: jätä suodattimen ulkopuolelle jo käsitellyt — esimerkiksi ”uudelleenkäsitelty”-valintaruutu tai päivämäärä — jotta ne kaikki tulevat käsitellyiksi suoritusten myötä. Silmukka ei voi sisältää toista silmukkaa, ja suoritus pysähtyy kahden minuutin kuluttua.

Odota

Odota-vaihe asettaa suorituksen tauolle — kolme tuntia, kaksi päivää — tai kunnes rivin kentän päivämäärä saapuu, siirtymällä ja kellonajalla: ”eräpäivää edeltävänä päivänä, klo 9”. Suoritus näkyy Tauolla-tilassa Suoritukset-välilehdellä, jatkumisen päivämäärän kanssa.

Se jatkuu seuraavaan vaiheeseen lukemalla rivit uudelleen: ”kolme päivää tarjouksen lähettämisen jälkeen, jos sitä ei ole vielä hyväksytty, muistuta” kirjoitetaan Odota 3 päivää, ja sen jälkeen ehto tarjouksen tilasta, sellaisena kuin se on sinä päivänä. Automaation poistaminen käytöstä pysäyttää tauolla olevat suoritukset; odotusta ei voi sijoittaa silmukkaan eikä Yritä-lohkoon, ja se kestää enintään vuoden.

Yritä

Yritä-lohkossa on kaksi haaraa. Ensimmäinen suoritetaan; jos jokin sen vaiheista epäonnistuu, työnkulku jatkuu toisesta, Virheen sattuessa -haarasta, joka viittaa virheeseen — {{e4.erreur}}, koodiin, ja {{e4.etape}}, vaiheeseen —, ja jatkuu sitten lohkon jälkeen. Näin voit ilmoittaa jollekulle, kun palvelu ei vastaa, lopettamatta kaikkea.

Yksinkertaisemmin: webhook voi yrittää uudelleen itsestään enintään kolme kertaa palvelun kaatumisen jälkeen, ja silmukka voi jatkaa epäonnistuneesta rivistä huolimatta.

PDF ja sähköposti

Luo PDF tekee rivin asiakirjan — sen taulukon asiakirjamallilla tai kaikkien kenttien kortilla — ja voi tallentaa sen Tiedosto-kenttään. Lähetä sähköposti voi sitten liittää sen mukaan, samoin kuin Tiedosto- tai Kuva-kentän tiedostot:

• sähköposti jokaiselle erikseen, tai yksi kaikille, kopio-osoitteiden kanssa;
• viesti muotoillussa tekstissä — lihavointi, luettelot, linkit — joka viittaa riviin;
• vastausosoite: omasi oletuksena, tai E-mail-kentän osoite;
• enintään 50 vastaanottajaa, 10 liitettä ja 15 Mt.

”Kun tarjous siirtyy tilaan Accepté, lähetä lasku asiakkaalle, kirjanpito kopiona”: Rivi täyttää suodattimen statut eq "accepte", Luo PDF mallilla Lasku, Lähetä sähköposti asiakkaan E-mail-kenttään, lasku liitteenä.

Palvelu, joka kutsuu basedb:tä

Webhook vastaanotetaan -käynnistimellä automaatiolla on oma salainen osoitteensa, joka annetaan ohjelmistolle, jonka on käynnistettävä se — verkkokauppa, ulkoinen lomake, automaatiotyökalu:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Vaiheet viittaavat siihen, mitä se lähetti: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; lomake luetaan samoin, teksti {{trigger.texte}}:llä. Osoite kopioidaan käynnistimen asetuksista; Muuta osoitetta korvaa sen, ja vanha lakkaa toimimasta välittömästi. Kutsu saa vastaukseksi 202:n, ja automaatio käynnistyy sekunnin sisällä.

Kutsu palvelua

Kutsu webhookia -vaihe lähettää oletuksena POST-metodilla automaation datan: valitun rivin ja sen, mitä edelliset vaiheet löysivät tai kirjoittivat. Jotta palvelu ymmärtää sen odottamallaan tavalla, säädettävissä ovat:

• metodi: POST, PUT, PATCH, GET tai DELETE — kaksi jälkimmäistä ilman runkoa;
• osoite, joka voi viitata isäntänsä jälkeen — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; jokainen arvo koodataan siihen;
• otsakkeet, joiden arvo voi viitata: Idempotency-Key: {{_id}};
• runko: automaation data, koottava JSON, lomake (yksi avain=arvo-pari riviä kohden) tai teksti. JSONissa lainausmerkkien sisällä oleva viittaus on tekstiä, ja niiden ulkopuolella arvo — luku, kyllä tai ei, luettelo:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

API-avain tai tunnus laitetaan salaiseen otsakkeeseen (lukko): instanssin avaimella salattuna sitä ei enää koskaan näytetä — ei ruudulla, ei API:n kautta, eikä Copilotille — ja se lähtee vain sille isännälle, jolle sen annoit. Osoitteen isännän vaihtaminen vaatii sen antamista uudelleen; Korvaa syöttää uuden.

Kysy tekoälyltä

Kuten tekoälykenttä, vaihe lähettää palveluntarjoajalle kehotteensa, jossa jokainen viittaus on korvattu arvollaan:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Valitse odotettu vastaus – vapaa tai lyhyt teksti, luku, kyllä tai ei, päivämäärä, verkko-osoite tai valinta luettelosta, jonka voi ottaa Yksi valinta -kentästä. Mallille kerrotaan tästä, ja vastaus, joka ei sisällä sitä, saa vaiheen epäonnistumaan. Seuraavat vaiheet viittaavat siihen muodossa {{e1.reponse}}: luodun tehtävän otsikossa, viestissä tai Yksi valinta -kentässä, jossa se sijoitetaan samannimiseen valintaan.

Mihin kehote viittaa, se lähtee palveluntarjoajalle: vaihe pyytää suostumustasi, joka on annettava uudelleen, kun kehote muuttuu. Jokainen kutsu kirjataan lokiin ja lasketaan tekoälykenttien kanssa kiintiöön BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (oletuksena 300 tunnissa). Tekoäly ei tee mitään itsestään: sen jälkeen asetetut vaiheet kirjoittavat tai ilmoittavat.

Viittaaminen

Arvot, viestit ja suodattimet viittaavat aiempaan kunkin tekstin vieressä olevalla { } -painikkeella:

• {{Titre}}, {{_id}}: automaation käynnistänyt rivi;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: vaiheen e2 löytämä, luoma tai muokkaama rivi – jokaisen vaiheen tunniste näkyy sen kortissa;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: webhookin e3 vastaus;
• {{e4.reponse}}: tekoälyvaiheen e4 vastaus;
• {{e5.client}} silmukassa e5, kierroksen rivi; {{e5.nombre}} sen jälkeen, läpikäytyjen rivien määrä;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: vaiheen e6 laskemat arvot;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: Yritä-lohkon e7 kiinniottama virhe;
• {{e8.nom}}: vaiheen e8 PDF:n nimi;
• {{trigger.client.nom}}: saapuvan webhookin lähettämä tieto;
• {{_maintenant}}: suorituksen hetki.

Yhdestä viittauksesta koostuva arvo välittää itse arvon: viittauksen, henkilön, valinnan – näin luotu rivi linkitetään riviin, jonka haku löysi. Suodattimessa viittaus on aina verrattava arvo, ei koskaan suodatinkieltä.

Vaihe voi viitata vain siihen, mikä on varmasti tapahtunut ennen sitä: haaran löytämään ei voi enää viitata ehdon jälkeen. Editori ilmoittaa siitä kortissa ennen tallennusta.

Copilot

Otsakkeen Copilot avaa oikealle luonnollisen kielen keskustelun tietokannan automaatioista: ”kun tehtävä siirtyy tarkastukseen, ilmoita sille osoitetulle henkilölle”, ”lisää muistiinpanoihin tekoälyn tekemä tiivistelmä”, ”miksi viimeisin suoritus epäonnistui?”. Se vastaa ja ehdottaa kokonaista automaatiota – näytöllä olevaa muokattuna tai uutta – ja luettelee, mikä muuttuu.

Copilot ei tallenna mitään: Näytä työnkulussa näyttää ehdotuksen editorissa, jossa luet sen läpi ennen tallennusta – ja kortin Peruuta palauttaa työnkulun ennalleen. Uusi automaatio avautuu editoriin luotavaksi. Jokainen ehdotus tarkistetaan kuin tallennus; kelpaamaton hylätään, ja se kerrotaan.

Oletuksena tekoälypalveluntarjoajalle lähtee keskustelun lisäksi vain rakenne: taulukot ja niiden kentät, tietokannan automaatiot, näytöllä oleva automaatio sellaisena kuin editori sen näyttää, ja sen viimeisimmät suoritukset – niiden tilat ja virhekoodit, ei koskaan arvoja. Henkilöt ja Slack-kanavat lähtevät merkintöinä (p1, s1), ei koskaan tunnisteillaan. Salli tietojen lukeminen -valinta antaa Copilotin lukea rivejä keskustelun ajan (enintään 50 lukukertaa kohden), ja jokainen lukukerta luetellaan sen vastauksen alla.

Testaaminen ja seuranta

Testaa rivillä suorittaa tallennetun automaation valitulle riville, oikeasti. Suoritukset-välilehti säilyttää viimeiset 50 suoritusta 30 päivän ajan: odottaa, käynnissä, onnistui, ohitettu syineen, epäonnistui koodeineen. Suorituksen valitseminen näyttää sen työnkulun päällä – valittu haara piirretään, jokainen läpikäyty vaihe kertoo, mitä se teki ja kuinka kauan siihen meni, ja loput himmennetään. Silmukassa jokainen vaihe kertoo myös, kuinka monta kertaa se suoritettiin.

Kenen nimissä se toimii

Automaatio toimii sen viimeksi tallentaneen henkilön käyttöoikeuksilla, jotka tarkistetaan uudelleen jokaisessa suorituksessa: jos henkilö menettää oikeuden, sitä tarvinnut vaihe epäonnistuu sen sijaan, että ohittaisi sen, ja haku löytää vain sen, mitä henkilö saa lukea. Historia näyttää sen muodossa ”Automaatio ’Tâche terminée’ · henkilön … puolesta”, ja sen kirjoitukset voi kumota kuten muutkin.

Rajoitukset

• Automaation kirjoitukset eivät käynnistä muita automaatioita: toisiaan seuraavat toiminnot kirjoitetaan yhteen työnkulkuun, tai Käynnistä automaatio -vaiheella, enintään kolme tasoa.
• Haku antaa yhden rivin, ensimmäisen; silmukka käy läpi enintään 200 riviä suoritusta kohti. Suoritus kestää enintään kaksi minuuttia, odotukset pois lukien.
• Ei skriptejä. Sähköposti lähtee instanssin lähetyspalvelimen kautta.
• Tietokantamalli ottaa mukaan vain automaatiot, joissa ei ole hakua, silmukkaa, ehtoa eikä tekoälyvaihetta, eikä koskaan webhookia.
• Webhook ei seuraa uudelleenohjauksia ja odottaa enintään 10 sekuntia; muu kuin 2xx-vastaus epäonnistuttaa vaiheen, sen uudelleenyritysten jälkeen.
• Saapuva päivämäärä tarkistetaan minuutin välein; vain automaation tallentamisen jälkeen saapuneet lasketaan.
• 100 suoritusta tunnissa automaatiota kohden; väliin jäänyt ajastettu suoritus tehdään jälkikäteen vain kerran.
• Viive kirjoituksen ja toiminnon välillä on noin sekunnin luokkaa.