Automatyzacje

Automatyzacja mówi kiedy, jeśli i wtedy: gdy zadanie przechodzi do stanu „Fait”, zanotuj godzinę; gdy przychodzi negatywna opinia, powiadom osobę odpowiedzialną i napisz na Slacku; w każdy poniedziałek o 9:00 utwórz wiersz cotygodniowego spotkania zespołu. A gdy jedna akcja nie wystarcza, automatyzacja podąża za przepływem: znajduje wiersz, wybiera tę lub inną gałąź w zależności od tego, co w nim jest, powtarza kroki na każdym wierszu, który odpowiada filtrowi, wykorzystuje w kroku to, co poprzedni krok znalazł lub zapisał, czeka trzy dni przed ponagleniem, wysyła PDF w załączniku.

Otwiera się je z Automatyzacje, w bloku otwartej bazy na dole paska bocznego; wymagają poziomu Zarządzanie.

Przepływ

Przepływ rysuje się z góry na dół: wyzwalacz, a potem każdy krok. + na linii otwiera listę kroków, podzielonych na kategorie — Wiersze, Komunikacja, Dokumenty, AI, Logika — z wyszukiwaniem, i dodaje w tym miejscu wybrany krok; karta otwiera swoje ustawienia po prawej. Prosta automatyzacja – wyzwalacz i jedna akcja – mieści się na dwóch kartach i konfiguruje się ją jak dawniej.

Kiedy

Wyzwalacz	Ustawienia
Wiersz został utworzony	tabela
Wiersz został zmieniony	tabela oraz, w razie potrzeby, tylko obserwowane pola
O stałej porze	co godzinę, codziennie lub co tydzień, o wybranej godzinie i w wybranej strefie czasowej
Kliknięto przycisk	pole Przycisk tabeli
Wiersz jest usuwany	tabela; kroki przytaczają wiersz taki, jaki był
Wiersz trafia do filtra	tabela i filtr: automatyzacja uruchamia się, gdy wiersz wchodzi do filtra, i uruchamia się znowu dopiero wtedy, gdy najpierw z niego wyjdzie — „faktura staje się zaległa”, nie „zaległa faktura jest zmieniana”
Nadchodzi data	pole Data tabeli, przesunięcie — trzy dni wcześniej, tego samego dnia, tydzień później — i godzina: ponaglenia przed terminem, rocznice umowy
Odebrano webhook	nic: automatyzacja otrzymuje własny adres, który wywołuje inne oprogramowanie (szczegóły)

Wyzwalacz na wierszach widzi wszystkie zapisy: z interfejsu, API, agenta, formularza udostępnionego, a nawet z bezpośredniego SQL – automatyzacje startują z historii, która rejestruje je wszystkie.

Tylko jeśli

Opcjonalny warunek w języku filtrów – statut eq "fait", montant gte 10000 and payee eq false – sprawdzany na wierszu w chwili działania. Uruchomienie, którego warunek nie jest spełniony, jest „pominięte” i tak jest oznaczone.

Wtedy

Do czterdziestu kroków, po kolei; pierwszy, który się nie powiedzie, zatrzymuje kolejne — poza blokiem Spróbuj (szczegóły).

Krok	Co robi
Edytuj wiersz	zapisuje wartości w wierszu, który wyzwolił automatyzację – lub w tym, który krok znalazł albo utworzył
Utwórz wiersz	w tej lub innej tabeli bazy
Znajdź wiersz	pierwszy wiersz tabeli spełniający filtr, aby kolejne kroki mogły go przytoczyć lub zmienić
Powiadom kogoś	powiadomienie do wybranych osób lub do osoby z pola Osoba
Wyślij e-mail	do osób z zespołu, do osoby z pola Osoba, na adres z pola E-mail – klienta, dostawcy – albo na wpisane adresy; temat i treść przytaczają wiersz i poprzednie kroki
Wywołaj webhook	żądanie HTTPS do usługi — metoda, adres, nagłówki i treść do własnego ustawienia (szczegóły); jego odpowiedź można potem przytoczyć
Wyślij na Slack	wiadomość na połączony kanał
Zapytaj AI	odpowiedź dostawcy AI na polecenie, które przytacza wiersz i poprzednie kroki – napisz, streść, sklasyfikuj –, odczytaną jako tekst, liczba, tak lub nie, data albo wybór z listy
Warunek	kilka gałęzi: wybierana jest pierwsza, której warunek jest spełniony, a „W przeciwnym razie”, gdy żaden nie jest; gałęzie potem się łączą
Dla każdego wiersza	kroki, które zawiera, raz dla każdego wiersza tabeli spełniającego filtr (szczegóły)
Usuń wiersz	wiersz, który wyzwolił automatyzację, albo ten, który znalazł krok — trafia do kosza
Licz i sumuj	liczbę wierszy filtra, ich sumę, średnią, minimum lub maksimum, do przytoczenia albo sprawdzenia później
Generuj PDF	dokument wiersza, zapisany w polu Plik albo załączony do e-maila
Czekaj	czas trwania, albo do daty z pola (szczegóły)
Spróbuj	kroki, i inne do wykonania, jeśli jeden z nich się nie powiedzie (szczegóły)
Uruchom automatyzację	inną automatyzację bazy, na wierszu jej tabeli

Wyszukiwanie, które niczego nie znajduje, nie zatrzymuje przepływu: kroki, które miały zmienić znaleziony wiersz, są pomijane. Aby w takim przypadku zrobić coś innego, Jeśli nie znaleziono żadnego wiersza…, pod wyszukiwaniem, dodaje warunek, który to sprawdza.

Warunek sprawdza wiersz za pomocą filtra, albo wartość: odpowiedź AI, kod webhooka, sumę — „{{e2.reponse}} jest równe Pilne”, „{{e3.somme.montant}} jest większe lub równe 1000”. Liczby porównuje się jako liczby, a teksty — bez rozróżniania wielkości liter i znaków diakrytycznych.

Dla każdego wiersza

Krok Dla każdego wiersza odczytuje wiersze tabeli spełniające jego filtr — pusty: wszystkie —, w wybranej kolejności, aż do jego limitu (domyślnie 50, najwyżej 200), po czym wykonuje raz dla każdego z nich kroki umieszczone w jego ramce. „W każdy poniedziałek ponaglij nieopłacone faktury” zapisuje się tak: O stałej porze, potem Dla każdego wiersza faktur payee eq false and relancee eq false, a w pętli e-mail do kontaktu faktury oraz Edytuj wiersz, który zaznacza „Relancée”.

W pętli identyfikator kroku nazywa wiersz bieżącego przebiegu: {{e1.client}} go przytacza, a Edytuj wiersz proponuje go wśród wierszy do zmiany. Po pętli {{e1.nombre}} mówi, ile wierszy przetworzyła — na przykład do podsumowania na Slacku. Filtr może przytaczać to, co poprzedza krok: wyzwolona przez opłaconą fakturę, facture eq {{_id}} przechodzi przez jej wiersze szczegółowe.

Powyżej limitu pozostałe wiersze czekają na kolejne uruchomienie, które to sygnalizuje: usuń z filtra te już przetworzone — pole wyboru „Relancée”, datę — aby przetworzyć je wszystkie w kolejnych uruchomieniach. Pętla nie zawiera innej pętli, a uruchomienie zatrzymuje się po dwóch minutach.

Czekaj

Krok Czekaj wstrzymuje uruchomienie — trzy godziny, dwa dni — albo do daty z pola wiersza, z przesunięciem i godziną: „dzień przed terminem, o 9:00”. Uruchomienie pojawia się jako Wstrzymane w zakładce Uruchomienia, z datą swojego wznowienia.

Wznawia się od kolejnego kroku, odczytując na nowo swoje wiersze: „trzy dni po wysłaniu wyceny, jeśli wciąż nie jest zaakceptowana, ponaglić” zapisuje się jako Czekaj 3 dni, a potem warunek na statusie wyceny, taki, jaki jest tego dnia. Wyłączenie automatyzacji zatrzymuje wstrzymane uruchomienia; oczekiwanie nie umieszcza się ani w pętli, ani w bloku Spróbuj, i trwa najwyżej rok.

Spróbuj

Blok Spróbuj ma dwie gałęzie. Pierwsza jest wykonywana; jeśli jeden z jej kroków się nie powiedzie, przepływ kontynuuje drugą, W razie niepowodzenia, która przytacza niepowodzenie — {{e4.erreur}}, kod, i {{e4.etape}}, krok —, a potem wraca po bloku. Dzięki temu można powiadomić kogoś, gdy usługa nie odpowiada, bez zatrzymywania wszystkiego.

Prościej: webhook może sam spróbować ponownie do trzech razy po awarii usługi, a pętla może kontynuować mimo wiersza w niepowodzeniu.

PDF i e-mail

Generuj PDF tworzy dokument wiersza — z szablonu dokumentu jego tabeli, albo kartą wszystkich jego pól — i może go zapisać w polu Plik. Wyślij e-mail może go potem załączyć, wraz z plikami z pola Plik albo Obraz:

• e-mail do każdego, albo jeden do wszystkich, z adresatami w kopii;
• wiadomość w tekście sformatowanym — pogrubienie, listy, linki — która przytacza wiersz;
• adres odpowiedzi: twój domyślnie, albo z pola E-mail;
• do 50 odbiorców, 10 załączników i 15 MB.

„Gdy wycena przechodzi do statusu Zaakceptowana, wyślij fakturę do klienta, z księgowością w kopii”: Wiersz trafia do filtra statut eq "accepte", Generuj PDF z szablonem Faktura, Wyślij e-mail do pola E-mail klienta, z załączoną fakturą.

Usługa wywołująca basedb

Z wyzwalaczem Odebrano webhook automatyzacja ma własny, tajny adres, który trzeba podać oprogramowaniu, które ma ją uruchamiać — sklepowi internetowemu, zewnętrznemu formularzowi, narzędziu do automatyzacji:

curl -X POST "https://basedb.example.com/api/v1/hooks/<secret>" \
  -H "content-type: application/json" \
  -d '{"client": {"nom": "Dupont"}, "total": 120}'

Kroki przytaczają to, co zostało wysłane: {{trigger.client.nom}}, {{trigger.total}}; formularz odczytuje się podobnie, tekst przez {{trigger.texte}}. Adres kopiuje się z ustawień wyzwalacza; Zmień adres go zamienia, a stary natychmiast przestaje działać. Wywołanie otrzymuje 202, automatyzacja uruchamia się w ciągu sekundy.

Wywołaj usługę

Krok Wywołaj webhook domyślnie wysyła, metodą POST, dane automatyzacji: wybrany wiersz oraz to, co znalazły lub zapisały poprzednie kroki. Aby rozmawiać z usługą tak, jak ona tego oczekuje, ustawia się:

• metodę: POST, PUT, PATCH, GET lub DELETE — te dwie ostatnie bez treści;
• adres, który po swoim hoście może przytaczać — https://api.exemple.fr/clients/{{e2.numero}}; każda wartość jest w nim kodowana;
• nagłówki, których wartość może przytaczać: Idempotency-Key: {{_id}};
• treść: dane automatyzacji, JSON do skomponowania, formularz (para klucz=wartość na wiersz) lub tekst. W JSON-ie przytoczenie w cudzysłowie jest tekstem, a poza cudzysłowem — wartością: liczbą, tak lub nie, listą:

{ "facture": "{{e1.numero}}", "montant": {{e1.montant}}, "payee": {{e1.payee}} }

Klucz API lub token umieszcza się w nagłówku sekretnym (kłódka): zaszyfrowany kluczem instancji, nie jest już nigdy wyświetlany — ani na ekranie, ani przez API, ani Copilotowi — i trafia tylko do hosta, dla którego go podano. Zmiana hosta w adresie wymaga podania go ponownie; Zastąp wprowadza nowy.

Zapytaj AI

Podobnie jak pole AI, krok wysyła do dostawcy swoje polecenie, w którym każde odwołanie jest zastąpione swoją wartością:

Cet avis de {{auteur}} demande-t-il une action de notre part ? {{avis}}

Wybiera się oczekiwaną odpowiedź – tekst dowolny lub krótki, liczbę, tak lub nie, datę, adres internetowy albo wybór z listy, którą można przejąć z pola wyboru. Model zostaje o tym poinformowany, a odpowiedź, która jej nie zawiera, powoduje niepowodzenie kroku. Kolejne kroki przytaczają ją przez {{e1.reponse}}: w tytule utworzonego zadania, w wiadomości albo w polu wyboru, gdzie trafia do opcji o tej samej etykiecie.

To, co przytacza polecenie, trafia do dostawcy: krok wymaga twojej zgody, udzielanej ponownie, gdy polecenie się zmienia. Każde wywołanie jest rejestrowane i liczone, razem z polami AI, w BASEDB_AI_FIELD_QUOTA (domyślnie 300 na godzinę). AI niczego nie robi sama z siebie: zapisują lub powiadamiają kroki umieszczone po niej.

Przytaczanie

Wartości, wiadomości i filtry przytaczają to, co było wcześniej, za pomocą przycisku { } obok każdego tekstu:

• {{Titre}}, {{_id}}: wiersz, który wyzwolił automatyzację;
• {{e2.titre}}, {{e2._id}}: wiersz znaleziony, utworzony lub zmieniony przez krok e2 – każdy krok ma swój identyfikator na swojej karcie;
• {{e3.statut}}, {{e3.reponse.numero}}: to, co odpowiedział webhook e3;
• {{e4.reponse}}: odpowiedź kroku AI e4;
• {{e5.client}} w pętli e5, wiersz bieżącego przebiegu; {{e5.nombre}} po niej, liczba przetworzonych wierszy;
• {{e6.nombre}}, {{e6.somme.montant}}, {{e6.moyenne.montant}}, {{e6.max.echeance}}: to, co policzył krok e6;
• {{e7.erreur}}, {{e7.etape}}: niepowodzenie, które przechwycił blok Spróbuj e7;
• {{e8.nom}}: nazwa PDF-a z kroku e8;
• {{trigger.client.nom}}: to, co wysłał przychodzący webhook;
• {{_maintenant}}: chwila uruchomienia.

Wartość złożona z jednego odwołania przekazuje samą wartość: relację, osobę, wybór – w ten sposób utworzony wiersz łączy się z tym, który znalazło wyszukiwanie. W filtrze odwołanie jest zawsze porównywaną wartością, nigdy częścią języka filtrów.

Krok może przytaczać tylko to, co na pewno wydarzyło się przed nim: tego, co znalazła gałąź, nie można przytoczyć po warunku. Edytor sygnalizuje to na karcie przed zapisaniem.

Copilot

Copilot, w nagłówku, otwiera po prawej rozmowę w języku naturalnym o automatyzacjach bazy: „gdy zadanie przechodzi do przeglądu, powiadom przypisaną osobę”, „dodaj podsumowanie AI w notatkach”, „dlaczego ostatnie uruchomienie się nie powiodło?”. Odpowiada i proponuje całą automatyzację – tę, którą masz na ekranie, zmienioną, albo nową – z listą zmian.

Copilot niczego nie zapisuje: Nałóż na przepływ pokazuje propozycję w edytorze, gdzie przeglądasz ją przed zapisaniem – a Anuluj na karcie przywraca przepływ do poprzedniego stanu. Nowa automatyzacja otwiera się w edytorze, gotowa do utworzenia. Każda propozycja jest sprawdzana tak jak zapis; to, co się nie trzyma, jest odrzucane z informacją o tym.

Domyślnie do dostawcy AI trafia tylko struktura, razem z rozmową: tabele i ich pola, automatyzacje bazy, ta na ekranie w postaci, jaką pokazuje edytor, i jej ostatnie uruchomienia – ich statusy i kody błędów, nigdy wartości. Osoby i kanały Slacka są wysyłane pod oznaczeniami (p1, s1), nigdy przez swój identyfikator. Pole wyboru Zezwól na odczyt danych pozwala Copilotowi, na czas rozmowy, czytać wiersze (najwyżej 50 na odczyt), a każdy odczyt jest wymieniony pod jego odpowiedzią.

Testowanie i śledzenie

Testuj na wierszu uruchamia zapisaną automatyzację na wybranym wierszu, naprawdę. Zakładka Uruchomienia przechowuje 50 ostatnich przez 30 dni: oczekujące, w toku, udane, pominięte z powodem, nieudane z kodem. Wybranie jednego nakłada je na przepływ – wybrana ścieżka jest wyrysowana, każdy wykonany krok mówi, co zrobił i ile to trwało, reszta jest wyszarzona. W pętli każdy krok mówi też, ile razy się wykonał.

W czyim imieniu działa

Automatyzacja działa z uprawnieniami osoby, która zapisała ją jako ostatnia, ustalanymi na nowo przy każdym uruchomieniu: jeśli ta osoba straci uprawnienie, krok, który go potrzebował, kończy się niepowodzeniem zamiast je obejść, a wyszukiwanie znajduje tylko to, co ta osoba może czytać. Historia pokazuje to jako „Automatyzacja «Tâche terminée» · w imieniu …”, a jej zapisy można cofać jak wszystkie inne.

Ograniczenia

• To, co zapisuje automatyzacja, nie wyzwala żadnej innej: to, co ma następować po sobie, zapisuje się w jednym przepływie, albo przez Uruchom automatyzację, najwyżej trzy poziomy.
• Wyszukiwanie zwraca jeden wiersz, pierwszy; pętla przetwarza ich najwyżej 200 na uruchomienie. Uruchomienie trwa najwyżej dwie minuty, nie licząc oczekiwań.
• Bez skryptów. E-mail wychodzi przez serwer wysyłki instancji.
• Szablon bazy zabiera tylko automatyzacje bez wyszukiwania, pętli, warunku i kroku AI, i nigdy webhook.
• Webhook nie podąża za przekierowaniem i czeka najwyżej 10 sekund; odpowiedź inna niż 2xx powoduje niepowodzenie kroku, po jego ponownych próbach.
• Nadejście daty jest sprawdzane co minutę; liczą się tylko te, które nadeszły po zapisaniu automatyzacji.
• 100 uruchomień na godzinę na automatyzację; pominięty termin godzinowy jest nadrabiany tylko raz.
• Opóźnienie między zapisem a akcją jest rzędu sekundy.